Erst verzichten, dann von der Steuer absetzen. So funktioniert eine Aufwandsspende an den Verein. Ein Beispiel: Repariert ein Installateur die defekte Toilette im Sportlerheim, kann er darauf verzichten, dass ihn der Verein dafür bezahlt – weil er ihm etwas Gutes tun will oder vielleicht selbst dort Mitglied ist.
Oder im Taekwondo-Kurs: Der Trainer verzichtet auf seine Vergütung als Übungsleiter und spendet sie stattdessen. Und der Vorstand „schenkt“ dem Verein Telefonkosten oder Briefmarken für die Mitgliederpost. All das sind sogenannte Aufwandsspenden. Auch der fußballbegeisterte Vater eines jungen Kickers, der jedes Wochenende Spieler zu Turnieren kutschiert, macht eine Spende, will er für das Benzingeld keinen Ersatz.
Ein steuerabzugsfähiger Verzicht
Im Juristendeutsch wird eine Aufwandsspende als ein „steuerabzugsfähiger Verzicht auf die Auszahlung eines Erstattungsanspruchs“ bezeichnet. Vom Fußballklub bis zum Kleintierzuchtverein ist das eine beliebte Praxis, den Verein zu unterstützen und dafür für sich selbst bei der Einkommensteuer einen kleinen Bonus rauszuholen. Übrigens: Das geht auch mit einer Aufwandsspende an Stiftungen und Parteien.
Doch die Steuerersparnis gibt’s nur, wenn man alles richtig macht. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die Bedingungen für die Aufwands- oder auch „Rückspenden“ ziemlich scharf gefasst. „Es muss für den Auftrag einen Vorstands- oder Mitgliederbeschluss, eine vertragliche Regelung oder eine Satzungsgrundlage geben“, sagt Heidolf Baumann, der lange Jahre Vereinsberater im Landessportbund Berlin war. Allerdings beruhigt er auch gleich: „Unsere Erfahrung ist, dass die Finanzämter das ziemlich großzügig sehen.“ Die Spendenquittung wird aber nur dann anerkannt, wenn sie bestimmte Voraussetzungen erfüllt.
Vorneweg: Damit die Spende abzugsfähig ist, darf sie nur an gemeinnützige Organisationen gehen. Und eine Spende ist immer eine freiwillige Leistung. Das heißt, man darf keine Bedingungen daran knüpfen. Zum Beispiel Bandenwerbung für die eigene Firma auf dem Fußballplatz als Gegenleistung für eine reparierte Dusche. „Das ist dann keine Spende mehr, sondern Sponsoring, also ein Geschäft“, so Baumann.
Vorab alles schriftlich festhalten
Der Spender muss auf seine Ansprüche schriftlich verzichten. Und zwar vorher. „Das ist der Knackpunkt“, so Baumann. „Hinterher kommen und Kosten vorrechnen, die man dem Verein zwar spenden will, aber nicht mit ihm abgesprochen hat, das geht nicht.“ Abmachungen zu Aufwandsspenden sollten daher unbedingt schriftlich festgehalten werden. Eine nachträgliche Begründung reicht nicht aus.
Alles schriftlich, das ist die Regel. Der Verein ist dazu verpflichtet, den Nachweis über Art und Umfang der geleisteten Tätigkeit und der dabei entstandenen Ausgaben zu führen.
Ebenso wichtig: Die Spende muss gedeckt sein. Dem Förderer muss es freistehen, ob er sich das Geld auszahlen lässt oder an den Verein spendet. Der muss den Betrag also theoretisch in der Kasse haben – unabhängig vom späteren Verzicht.
Die Auslagen dürfen zudem nur erstattet werden, wenn es dafür Originalbelege (Rechnungen) für die Buchhaltung gibt.
Zwischen Spender und Verein muss kein Geld mehr fließen
Damit zumindest das „Spenden“ an sich leichter geht, hat man das Verfahren schon vor längerer Zeit vereinfacht. Es muss kein echtes Geld mehr zwischen Verein und Spender fließen. Auszahlung und Rücküberweisung werden durch eine Verzichtserklärung ersetzt.
Wohl aber muss der Kassenwart eine Buchung auf dem Konto anlegen mit Ausgang der Aufwandsentschädigung und Eingang der Spende. Baumann: „Stellt er lediglich eine Spendenbescheinigung aus und kann das Finanzamt bei einer Prüfung später weder nachvollziehen, wo die Spende geblieben ist, noch wie sie zustande gekommen ist, ist die Spendenbescheinigung ungültig, und der Verein haftet dafür!“ Es gilt also, Sorgfalt walten zu lassen.
Vordrucke für Spendenbescheinigung
Ebenso wichtig ist es, das richtige Formular zu verwenden. Sonst wird die Spende vom Finanzamt nicht anerkannt. Die Aufwandsspende wird auf einer Bescheinigung für Barspenden ausgestellt. Es ist keine Sachspende, wie etwa ein Satz Mannschafts-Trikots für den örtlichen Sportverein. Sind alle Voraussetzungen erfüllt, kann der Verein besagte Barspendenbescheinigung ausstellen, auf der vermerkt wird, dass es sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen handelt. Als Spendenbescheinigung darf nur der amtliche Text des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) verwendet werden.
Das Muster ist im Formularmanagement-System (FMS) des Bundes abrufbar unter: formulare-bfinv.de. Im Formular setzt man ein Kreuzchen bei „Ja“. Wortwahl und die Reihenfolge der vorgegebenen Textpassagen müssen beibehalten werden. Allerdings ist es zulässig, den Namen des Spenders und dessen Adresse so untereinander anzuordnen, dass sie gleichzeitig als Anschrift in der Vereinspost dienen. Weitere Anmerkungen, wie beispielsweise Danksagungen, dürfen nur auf die Rückseite geschrieben werden.
Und was muss der Spender tun? Die Aufwandsspende einfach in seiner Einkommensteuererklärung auf Formular N mit dem an den Verein gespendeten Betrag angeben. Fertig ist die Steuervergünstigung.
