Als Werbungskosten können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer alle Ausgaben von der Steuer absetzen, die der „Erwerbung, Sicherung und Erhaltung von Einnahmen“ dienen, so steht es im Einkommensteuergesetz. Genauer gesagt, geht es um die Kosten, die eine Angestellte oder ein Angestellter hat, um seinen Beruf auszuüben, und die wiederum nicht vom Arbeitgeber oder anderen erstattet werden.
Da praktisch jede Arbeit mit Ausgaben verbunden ist, zieht das Finanzamt von den Einkünften aus nicht selbstständiger Arbeit automatisch den Arbeitnehmerpauschbetrag von 1.230 Euro ab. Daher gilt: „Nur wenn jemand höhere Ausgaben hat, wirken sich seine Werbungskosten darüber hinaus steuersenkend aus“, erklärt Erich Nöll, Geschäftsführer des Bundesverbands Lohnsteuerhilfevereine (BVL) in Berlin.
Unter diese Werbungskosten fällt eine ganze Reihe von Ausgaben. Welche das sind, erläutert der Experte.
Pendlerpauschale: Die Kilometer zählen
Den größten Posten in den Werbungskosten machen bei vielen die Fahrtkosten aus. Denn für den Arbeitsweg können für die ersten 20 Kilometer der einfachen Strecke 30 Cent je Kilometer, ab dem 21. Kilometer 38 Cent je Kilometer angerechnet werden – auch wenn man mit dem Fahrrad fährt und deshalb nur geringe Ausgaben hat. Als Faustformel gilt: „Wenn man einen Arbeitsweg von 20 Kilometern hat, liegt man damit bei angenommenen 210 Arbeitstagen über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag“, sagt Nöll.
Bei maximal 4.500 Euro pauschalen Fahrtkosten ist allerdings Schluss. Nur bei einem exakten Nachweis werden darüberhinausgehende Kosten akzeptiert. Dies gilt auch bei der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln, wenn die tatsächlichen Kosten höher als die Pauschale sind. Wer in der Innenstadt arbeitet und dort im öffentlichen Parkhaus den Wagen abstellt, bleibt auf diesen Kosten dagegen sitzen: „Die sind mit der Entfernungspauschale abgegolten.“
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Dienstreise: Fahrtkosten und Verpflegungsgeld
Wer beruflich reisen muss, darf auch diese Kosten absetzen – so weit der Arbeitgeber nicht dafür aufkommt. „Für Fahrten im Pkw können 30 Cent je gefahrenen Kilometer abgerechnet werden, bei Nutzung von Bahn oder Flugzeug die tatsächlichen Kosten“, sagt der Steuerexperte. 28 Euro Verpflegungsgeld können ebenso mit angegeben werden, wenn die Reise mehrtägig war. Wer zwischen 8 und 24 Stunden unterwegs war, darf die Hälfte, also 14 Euro, ansetzen. Übrigens: Ab dem Steuerjahr 2024 werden diese Beträge (voraussichtlich) auf 30 beziehungsweise 15 Euro erhöht.
Gekürzt werden muss die Verpflegungspauschale allerdings, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt, und zwar für ein erhaltenes Frühstück um 20 Prozent, für ein Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 Prozent. Berufskraftfahrer profitieren zusätzlich von der Übernachtungspauschale von 8 Euro pro Tag, die es obendrauf gibt. Auch diese wird (voraussichtlich) ab dem Steuerjahr 2024 um 1 Euro auf 9 Euro erhöht. Für Dienstreisen ins Ausland gelten besondere Regeln.
Berufskleidung: Hier gelten strenge Anforderungen
Benötigt man für die Arbeit spezielle Kleidung und wird diese nicht vom Arbeitgeber gestellt, darf man auch hierfür die Kosten absetzen. Das gilt allerdings nicht für das feine Büro-Outfit, zum Beispiel den Anzug oder das Kostüm, das man zu Hause nie trägt, weil dort eher Casual angesagt ist, sprich Jeans und T-Shirt. „Es muss sich schon um eine Uniform oder Ähnliches handeln“, erklärt dazu Experte Nöll.
Bewerbungskosten: Auf der Suche nach einem neuen Job
Eine klassische Bewerbung zu verschicken, ist nicht billig – Hefter, Fotos, Papier und Porto summieren sich. Das sind Kosten, an denen sich der Staat beteiligt, und zwar unabhängig davon, ob die Bewerbung schlussendlich in eine neue Stelle mündet. Für eine Mappe werden in der Regel pauschal 9 Euro akzeptiert, eine Online-Bewerbung kann mit 2,50 Euro abgesetzt werden. Nöll: „Werden die Fahrtkosten zum Bewerbungsgespräch nicht erstattet, können auch diese geltend gemacht werden, ebenfalls eine eventuell nötige Übernachtung im Hotel.“
Kosten der Weiterbildung und Fortbildung: Finanzielle Unterstützung durch den Staat
Wer im Beruf immer up to date sein und sich weiterentwickeln möchte, für den ist es unerlässlich, sich fort- oder weiterzubilden. „Die Kosten für Fort- oder Weiterbildung können sowohl für den ausgeübten Beruf wie auch für eine zukünftig angestrebte Berufstätigkeit in voller Höhe abgesetzt werden“, erklärt Nöll. Vorausgesetzt natürlich, der Arbeitgeber kommt nicht dafür auf. Hierzu gehören etwa Lehrgänge, Seminare oder die Vorbereitung auf die Meisterprüfung.
Des Weiteren können Ausgaben für Fachliteratur- oder -zeitschriften in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Für den Nachweis sollte der Name des Buches oder des Magazins auf der Quittung vermerkt sein, damit die Finanzbeamten im Falle der Anforderung von Belegen erkennen können, dass es nicht nur ums Lesevergnügen geht.
Beträge zu Berufsverbänden: Sie gehören ebenfalls in die Steuererklärung
Auch die Mitgliedsbeiträge für Berufsverbände können geltend gemacht werden. Dazu zählen etwa Gewerkschaften.
Kosten eines beruflich bedingten Umzugs: Der Fiskus beteiligt sich
Ein Umzug aus beruflichen Gründen lässt sich genauso steuermindernd absetzen. Bedingung: „Der Arbeitsweg für Hin- und Rückfahrt verkürzt sich durch den Umzug um mindestens eine Stunde“, erläutert Nöll. Ist das der Fall, beteiligt sich der Fiskus zum Beispiel an den Fahrtkosten für Wohnungsbesichtigungen, an der Renovierung der alten Wohnung, an den Kosten für den Makler und für das Umzugsunternehmen.Auch wenn es zu Transportschäden beispielsweise am Mobiliar kommt, kann man dies geltend machen.
Außer diesen konkreten Kosten kann noch die Umzugspauschale von 964 Euro angesetzt werden – sogar dann, wenn man den Umzug einfach selbst und damit sehr günstig wuppt. Für jede weitere Person im Haushalt, die mit umzieht, kommen da pauschal 643 Euro dazu (die erwähnten Beträge gelten für Umzüge ab März 2024). Übrigens: Wenn der Nachwuchs nach dem Umzug etwa in ein anderes Bundesland Nachhilfe benötigt, kann man dem Fiskus dafür anteilig die Kosten in Rechnung stellen – 75 Prozent der Nachhilfekosten bis zu 1.286 Euro maximal.
Als Werbungskosten angeben: Reguläres Arbeitszimmer oder Tagespauschale
Seit dem 1. Januar 2023 kann man Aufwendungen für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit in der häuslichen Wohnung mit 6 Euro pro Tag absetzen. Die Tagespauschalen-Regelung ersetzt die Homeoffice-Pauschale, die aus der Coronazeit stammt und bis Ende 2022 befristet war.
Der neue höchstmögliche Jahresbetrag beläuft sich auf 1.260 Euro, denn die neue Tagespauschale wird ab 2023 für maximal 210 Tage gewährt. Die Tagespauschale kann geltend gemacht werden, wenn die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer überwiegend in der häuslichen Wohnung (auch in einer Arbeitsecke oder am Küchentisch) arbeitet. Dies gilt auch, wenn ihnen ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Zulässig ist ein Abzug der Tagespauschale zudem, wenn zusätzlich zu einer Auswärtstätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung gearbeitet wird.
Steht für die betriebliche und berufliche Betätigung dauerhaft kein Arbeitsplatz zur Verfügung (zum Beispiel Lehrer, Handelsvertreter und andere), ist neben der Geltendmachung der Tagespauschale auch die Entfernungspauschale zulässig, selbst wenn die Arbeit am selben Tag auswärts oder an der ersten Tätigkeitsstätte ausgeübt wird. In diesen Fällen muss die betriebliche und berufliche Tätigkeit nicht überwiegend zu Hause ausgeübt werden.
Die Regelungen zum häuslichen Arbeitszimmer sind nur noch für Fälle relevant, in denen der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit im Arbeitszimmer liegt. Die Angestellten dürfen in diesen Fällen das häusliche Büro nicht gleichzeitig für andere Zwecke nutzen und der Raum darf kein Durchgangszimmer sein. Dann können alternativ der tatsächlich angefallene Aufwand in der Steuererklärung oder eine Jahrespauschale von 1.260 Euro angesetzt werden. Die Jahrespauschale gilt dabei personen- und monatsbezogen.
Weitere Werbungskosten: zum Beispiel Arbeitsmittel
„Wer sich fürs Homeoffice extra einen ergonomischen Bürostuhl gekauft oder in die technische Ausstattung investiert hat, kann diese Ausgaben ebenfalls als Werbungskosten geltend machen“, sagt Nöll. Ein Computer oder Drucker etc. darf sofort und unabhängig von der Höhe der Anschaffungskosten steuerlich abgesetzt werden.
Für andere Anschaffungen von Arbeitsmitteln wie beispielsweise einen Schreibtisch oder ein Bücherregal bleibt es bei der Betragsgrenze von 952 Euro brutto. Bei noch höheren Anschaffungskosten müssen die Aufwendungen über die gewöhnliche Nutzungsdauer verteilt werden.
Kosten eines Unfalls: Passiert er auf dem Arbeitsweg, können sie abgesetzt werden
Auch auf dem Arbeitsweg kann es krachen – ein Unfall! Dann können Arbeitnehmer die Unfallkosten, die nicht von einer Versicherung gedeckt werden, steuerlich geltend machen. Dies gilt nicht nur für den täglichen Weg zum Betrieb, sondern auch für Heimfahrten bei doppelter Haushaltsführung (wenn man also zwischen seinem Zweitwohnsitz und dem Hauptwohnsitz berufsbedingt pendelt) oder beim Umzug aus Berufsgründen. Wichtig: Dies gilt sogar, wenn der Fahrer den Unfall selbst verschuldet hat, zum Beispiel zu schnell unterwegs war. Absetzbar sind dann beispielsweise die tatsächlichen Kosten der Reparatur, Schadenersatz für die Schäden der Unfallbeteiligten, Anwalts-, Gerichts- und Sachverständigenkosten, die Aufwendungen für einen Leihwagen oder die Selbstbeteiligung.
Kosten für den Zweitwohnsitz: Können bei beruflich bedingter doppelter Haushaltsführung abgesetzt werden
Wer eine neue Stelle antritt, möchte nicht immer direkt umziehen, wofür es viele gute Gründe geben kann. Sei es, dass die Kinder erst mal in der alten Schule bleiben sollen oder dass man zunächst abwarten möchte, bis die Probezeit geschafft ist. Wer sich für die Zwischenzeit eine Wohnung am Arbeitsort sucht und zunächst pendelt, kann die Kosten dafür in der Steuererklärung angeben. Akzeptiert werden für die Wohnung maximal 1.000 Euro pro Monat, zudem Kosten für den Umzug, die Einrichtung oder die Fahrten zum ersten Wohnsitz sowie drei Monate lang die Kosten für die Verpflegung. Allerdings gelten strenge Bedingungen: „Für die doppelte Haushaltsführung muss man belegen können, dass der Lebensmittelpunkt weiterhin am ersten Wohnsitz liegt, etwa indem man dort weiter für einen Teil der Kosten aufkommt“, so Experte Nöll. Außerdem muss der Arbeitsweg vom Hauptwohnsitz zum neuen Arbeitsplatz mindestens eine Stunde dauern, sonst hält das Finanzamt tägliche Fahrten für zumutbar.
Bewirtungskosten im Betrieb: Auch sie können abgesetzt werden
Angestellte müssen seltener mit Geschäftspartnern essen gehen und dafür selbst aufkommen. Dennoch haben auch sie gelegentlich Bewirtungskosten, zum Beispiel für den Ein- oder Ausstand oder eine kleine Geburtstagsfeier im Betrieb. Dann können sie die Kosten dafür unter Umständen bei den Werbungskosten absetzen, etwa für den Kuchen von der Konditorei. Damit das Finanzamt diese Ausgaben anerkennt, muss der berufliche Bezug klar erkennbar sein. Hinweise darauf sind, dass beispielsweise die ganze Abteilung eingeladen wird und nicht nur einzelne Kollegen oder dass die Feier im Betrieb in der Mittagspause stattfindet.
Kontoführung: Auch hierfür gibt es eine Pauschale
Um den Lohn oder das Gehalt zu bekommen, ist heutzutage ein Konto vonnöten. Deshalb gehören auch die Kontoführungskosten zu den Werbungskosten. Das Finanzamt erkennt hierbei allerdings nur den Teil an, der im Zusammenhang mit dem Job steht, deshalb werden pauschal nur 16 Euro anerkannt. Nur wenn darüber hinaus für berufliche Überweisungen zusätzliche Kosten entstanden sind, können diese ebenfalls geltend gemacht werden.
Steuerberatungskosten: Gebühren können geltend gemacht werden
Die Steuererklärung auszufüllen ist oftmals kompliziert. Wer sich fachkundige Hilfe sucht, kann die Kosten dafür ebenfalls absetzen – allerdings nur begrenzt. Füllt der Berater die Anlage N für Arbeitnehmer aus, können die Gebühren dafür abgesetzt werden, jedoch nicht die, die beispielsweise für die Anlage Kind anfallen. Wenn die Aufteilung auf je 50 Prozent geschätzt wird, wird dies aber regelmäßig nicht beanstandet. „Bei Rechnungen bis 100 Euro, beispielsweise für Steuersoftware oder den Lohnsteuerhilfeverein, wird aus Vereinfachungsgründen der Zuordnung des Steuerpflichtigen gefolgt“, sagt Nöll.
Telefonkosten: Bis zu 20 Euro je Monat absetzbar
Wer sein privates Handy, den Festnetz- oder Internetanschluss nachweislich beruflich nutzt, kann das Finanzamt dafür ebenfalls zur Kasse bitten. So dürfen 20 Prozent der Rechnung, allerdings maximal 20 Euro je Monat, dafür abgesetzt werden.
Leserfrage: Wie ist das mit den Bewerbungskosten der Kinder?
Doreen M. per Facebook: Sie berichten im Internet ausführlich über die Werbungskosten, darunter sind die Bewerbungskosten. Gilt das auch für die Kinder, die sich nach Ende der Schulzeit bewerben, noch kein Einkommen haben und noch zu Hause wohnen?
aktiv: Nein, das geht leider nicht, die Bewerbungskosten des Nachwuchses bleiben außen vor. „Bewerben sich Kinder zum Ende der Schulzeit zum Beispiel um einen Ausbildungsplatz, können deren Eltern die dadurch entstehenden Kosten zum Beispiel für die Bewerbungsmappe nicht steuerlich geltend machen.“ Das hat uns der Bundesverband Lohnsteuerhilfevereine erklärt.
Waltraud Pochert hat bei aktiv vor allem Verbraucherthemen aus dem Bereich der privaten Finanzen sowie Recht und Steuern im Blick. Nach dem Studium der Volkswirtschaftslehre in Köln startete sie ihre berufliche Laufbahn bei einem großen Wirtschaftsmagazin, bevor sie als freie Journalistin tätig wurde. In ihrer Freizeit ist sie gern sportlich unterwegs, vor allem mit dem Fahrrad.
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