Das Wichtigste auf einen Blick:
- Für viele Kostenarten können in der Steuererklärung Pauschbeträge anstatt der Einzelbeträge abgesetzt werden.
- Für Beschäftigte relevant sind der Arbeitnehmer-Pauschbetrag, die Entfernungs- und die Homeoffice-Pauschale sowie bei häufigen beruflichen Reisen die Verpflegungspauschale.
- Wer höhere Kosten als die Pauschale hat, kann diese auch absetzen. Dazu sollte man die Belege parat haben.
Nicht für alle absetzbaren Kosten müssen für die Steuererklärung mühsam einzelne Belege aufgehoben und archiviert werden – in einigen Bereichen gibt es Pauschalen, die Steuerzahler statt der konkreten Werte angeben können. Welche das sind und für wen sie infrage kommen, erklärt Jana Bauer, Geschäftsführerin des Bundesverbands Lohnsteuerhilfevereine (BVL) in Berlin.
„Die Pauschbeträge sind gesetzlich verankert und stehen dem Steuerpflichtigen zu“
Jana Bauer, Geschäftsführerin des Bundesverbands Lohnsteuerhilfevereine
Diese sogenannten Pauschbeträge sind gesetzlich verankert und stehen dem Steuerpflichtigen zu, wenn er zu der Gruppe gehört, für die die konkrete Pauschale vorgesehen ist, erklärt Steuerrechtsexpertin Bauer. So gibt es etwa Pauschbeträge für Arbeitnehmer, für Rentner oder für Menschen mit Einschränkungen.
Pauschbeträge: Ein legaler Trick, die Steuererklärung zu vereinfachen
Bei allen Pauschbeträgen gilt: „Für die damit abgedeckten Ausgaben müssen die Steuerzahler dem Finanzamt keine Belege vorlegen.“ Damit vereinfachen sie die Steuererklärung. Übersteigen die tatsächlichen Kosten in einem Bereich jedoch den Pauschbetrag, können statt der Pauschale die tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden.
Das hat jedoch einen Preis: Die Finanzbeamten können dann auch die entsprechenden Belege dafür einfordern. Deshalb sollten sie gesammelt und aufbewahrt werden, wenn die Angabe der konkreten Kosten vorteilhafter sein kann.
Diese Pauschbeträge sieht das Gesetz vor:
Arbeitnehmerpauschbetrag
Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag wird auch „Werbungskostenpauschale für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen“ genannt. Darunter fällt alles, was Arbeitnehmer für den Beruf aufwenden müssen, erklärt Bauer – also Fahrtkosten oder Ausgaben für Arbeitsmittel.
Für die jetzt fällige Steuererklärung für das Jahr 2025 können 1.230 Euro angesetzt werden. „Dies gilt auch, wenn de facto keinerlei Kosten angefallen sind oder der Beschäftigte etwa nur einen einzigen Monat im ganzen Jahr berufstätig war.“ Auch dann wird der Pauschbetrag komplett angerechnet.
Oftmals ist der Ansatz der tatsächlichen Kosten allerdings günstiger für den Steuerpflichtigen: Schon wer etwa 15 Kilometer zur Arbeit fährt (einfache Strecke), hat damit bereits höhere absetzfähige Kosten.
Entfernungspauschale
Für jeden Kilometer des Arbeitswegs – egal, ob mit dem Auto, dem Fahrrad, zu Fuß oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln – können Angestellte pro Kilometer 38 Cent steuerlich geltend machen (einfache Strecke).
Da die Kosten der Fahrt zur Arbeit allerdings zu den Werbungskosten zählen (für die der obige Arbeitnehmerpauschbetrag gilt), wirkt sich die Entfernungspauschale bei sehr kurzen Arbeitswegen nicht aus.
Verpflegungspauschale
Bei Dienstreisen, die mehr als acht Stunden dauern, kann man pauschal 14 Euro als Verpflegungsmehraufwand von der Steuer absetzen. Bei mehrtätigen Reisen sind für die ganztägigen Abwesenheiten, also die Mitteltage, 28 Euro anzurechnen.
Homeoffice-Pauschale
Die Homeoffice-Pauschale ist für Beschäftigte gedacht, die von zu Hause aus arbeiten und nicht über ein separat eingerichtetes Arbeitszimmer verfügen. Dies können sie in der Steuererklärung geltend machen. Die Homeoffice-Pauschale beträgt pro Arbeitstag 6 Euro, höchstens 1.260 Euro im Jahr. Das entspricht 210 Arbeitstagen (210 Tage x 6 Euro = 1.260 Euro). Die Homeoffice-Pauschale wird wie die Entfernungspauschale in die Werbungskostenpauschale eingerechnet.
Umzugskostenpauschale
Für die Kosten beruflich bedingter Umzüge können Steuerzahler pauschal 964 Euro geltend machen. Ziehen Partner und/oder Kinder mit um, erhöht sich der Betrag um jeweils 643 Euro pro Person.
Sonderausgaben-Pauschbetrag
Dieser beträgt 36 Euro pro Jahr (Verheiratete 72 Euro) und wird vom Finanzamt automatisch berücksichtigt. Da die Pauschale so niedrig ist, lohnt sich hier in der Regel der Ansatz der tatsächlichen Kosten.
Denn unter die Sonderausgaben fallen beispielsweise die Krankenversicherungsbeiträge, Kirchensteuer, Kinderbetreuungskosten oder Spenden. „Jeder, der Mitglied einer Kirche ist, hat damit schon höhere tatsächliche Ausgaben“, sagt Bauer.
Steuern: Wie entstehen sie, wofür braucht man sie?
Der Bundeshaushalt 2025 umfasste rund 503 Milliarden Euro. Den größten Posten, rund 190 Milliarden Euro (38 Prozent), machten Arbeit und Soziales aus. Auf Verteidigung entfielen rund 62 Milliarden Euro (12 Prozent). Auf Platz drei im Ausgaben-Ranking steht die allgemeine Finanzverwaltung – dazu zählt vor allem die Strompreisentlastung – mit 47 Milliarden Euro (9 Prozent).
Deutschland bestreitet mehr als drei Viertel des Bundeshaushalts aus Steuereinnahmen. Zudem sind rund 17 Prozent Kredite. Andere Einnahmen, etwa Mautgebühren, fallen im Vergleich dazu kaum ins Gewicht. Die wichtigsten Steuerarten sind Umsatzsteuer und Lohnsteuer. Die Einnahmen daraus fließen allerdings nicht komplett in den Bundeshaushalt. Stattdessen teilen Bund, Länder und Kommunen sie untereinander auf. Zu den ertragreichsten reinen Bundessteuern zählen die Energie- und Tabaksteuer sowie der Solidaritätszuschlag.
Wie hoch die Steuereinnahmen sind, hängt von den aktuellen Steuergesetzen und vom Wirtschaftswachstum ab. Steigen die Zahl der Beschäftigten, deren Einkommen sowie die Umsätze von Unternehmen, entrichten die Steuerpflichtigen auch mehr Steuern. Das wiederum gibt dem Staat mehr Gestaltungsspielraum, zum Beispiel für Infrastruktur, soziale Aufgaben und Bildung.
Behinderten-Pauschbetrag
Hiermit sollen alle Kosten gedeckt werden, die für eine Behinderung typisch sind und die regelmäßig anfallen, erklärt Bauer. Dazu können etwa die Entlohnung für Hilfen im Alltag zählen, ein erhöhter Wäschebedarf oder Heimunterbringungskosten.
Je nach Grad der Einschränkung liegt er zwischen 384 Euro – bei einem Behinderungsgrad von 20 Prozent – und 2.840 Euro (100 Prozent Behinderungsgrad). Ein höherer Behinderten-Pauschbetrag von 7.400 Euro steht „hilflosen“, blinden und taubblinden Menschen zu.
Behinderungsbedingte Fahrtkostenpauschale
Hier kommt es auf die Merkzeichen im Behindertenausweis an: Steht dort aG, BI, TBI oder H, können diese Steuerpflichtigen 4.500 Euro pauschal in der Steuererklärung absetzen. Wer einen Grad der Behinderung von wenigstens 80 oder einen Grad der Behinderung von 70 zuzüglich des Merkzeichens G für „erheblich gehbehindert“ hat, kann 900 Euro für Fahrten geltend machen.
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Pflege-Pauschbetrag
Wer sich um eine pflegebedürftige Person kümmert, kann unter bestimmten Voraussetzungen den Pflege-Pauschbetrag geltend machen. So muss die Pflegeperson in einem engen persönlichen Verhältnis zu der hilfsbedürftigen Person stehen – aber nicht zwingend mit ihr verwandt sein – und sie darf für die Hilfsleistungen nicht entlohnt werden.
Außerdem muss der Pflegebedürftige wenigstens Pflegegrad 2 haben. Bei Pflegegrad
- 2 beträgt der Pflege-Pauschbetrag 600 Euro jährlich;
- 3 liegt er bei 1.100 Euro;
- 4 und 5 beläuft er sich auf 1.800 Euro.
Wichtig: „Um diesen Pauschbetrag geltend zu machen, müssen in der Steuererklärung bei den außergewöhnlichen Belastungen Name, Anschrift des Pflegebedürftigen und die Steuer-ID angegeben werden“, erläutert Bauer.
Lesen Sie auf aktiv-online.de auch, welche Pflegehilfsmittel sie bei Pflegegrad 1 und 2 in Anspruch nehmen können.
Hinterbliebenenpauschbetrag
Personen, die laufende Hinterbliebenenabzüge erhalten, wird auf Antrag in bestimmten Fällen ein steuerfreier Pauschbetrag von 370 Euro ohne Nachweis gewährt.
Werbungskosten-Pauschbetrag für Rentenbezieher
Wer bereits im Ruhestand ist, kann pauschal 102 Euro absetzen. Der Werbungkosten-Pauschbetrag für Rentner und Rentnerinnen ist ein Jahresbetrag und wird nicht geteilt, auch wenn nur für einen Teil des Jahres entsprechende Einnahmen vorlagen.
Sparer-Pauschbetrag
Der Sparer-Pauschbetrag beträgt bei
- Ledigen: 1.000 Euro,
- Ehepaaren: 2.000 Euro pro Jahr.
Kapitalerträge müssen bis zur Höhe des Sparer-Pauschbetrags nicht in der Steuererklärung angegeben werden, wenn den Finanzinstituten entsprechende Freistellungsaufträge erteilt werden.
Nichtbeanstandungsgrenzen: Eine weitere Möglichkeit, Aufwendungen anzusetzen
Außer diesen Pauschbeträgen gibt es eine Reihe von Aufwendungen, bei denen sogenannte „Nichtbeanstandungsgrenzen“ gelten, erklärt Bauer. Sie sind aber keine gesetzlich verankerten Pauschalen. Dazu zählen etwa:
- Kontoführungsgebühren: Hierfür sind 16 Euro akzeptiert. Übersteigen die tatsächlichen Kosten diesen Betrag, können sie angegeben werden, müssen aber auch auf Verlangen nachgewiesen werden können.
- Bewerbungskosten: 2,50 Euro für eine Online-Bewerbung und 8,50 Euro für eine mit der Post verschickte Mappe können hier abgesetzt werden. Auf Nachfragen müssen die Bewerbungen belegt werden können.
- Telefonkosten: Wer sein privates Mobiltelefon, den häuslichen Festnetzanschluss oder das Internet auch für berufliche Zwecke nutzt, kann dafür 20 Prozent der Telefonrechnung beziehungsweise maximal 20 Euro je Monat absetzen.
- Arbeitsmittel: Hier können bis zu 110 Euro ohne Nachweis angegeben werden. Wer höhere Kosten geltend machen möchte, sollte genau darlegen können, was angeschafft wurde, zum Beispiel Stifte, Papier oder anderes Büromaterial, rät der Experte.
Im Gegensatz zu Pauschalen müssen hier tatsächlich Aufwendungen entstanden und glaubhaft gemacht sein. Selbst wenn die Aufwendungen unter der Nichtbeanstandungsgrenze liegen, können die Finanzämter hierüber einen Nachweis verlangen. „Ist der nicht lieferbar, werden die Kosten nicht anerkannt,“ so Bauer.
Nachweis fehlt: Dann kann ein Eigenbeleg ausgestellt werden
Was ist eigentlich, wenn bestimmte Kosten nicht belegbar sind, weil die Quittung verloren gegangen ist oder es gar keine gibt, etwa bei Trinkgeldern, die die freundliche Bedienung bei einem Geschäftsessen erhalten hat? Dann können Steuerpflichtige einen sogenannten Eigenbeleg ausstellen. In der Regel wird das allerdings eher bei Selbstständigen oder Unternehmern nötig sein als bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern.
Wer dennoch einen Eigenbeleg ausstellen muss, sollte folgende Grundsätze beachten – auch wenn der Eigenbeleg formfrei gültig ist, erklärt Steuerexpertin Bauer. Diese Angaben dürfen nicht fehlen:
- der Gesamt- oder Einzelpreis,
- der Umsatzsteuersatz,
- der Grund für die Ausgabe,
- das Datum der Zahlung und das Datum der Eigenbelegausstellung, falls sie voneinander abweichen,
- der Zahlungsempfänger mit Namen und Anschrift,
- der Nachweis bezüglich der Höhe des Eigenbelegs (beim Parkticket zum Beispiel Foto der Gebührenordnung des Parkhausbetreibers),
- die Art der Aufwendung beziehungsweise der Verwendungszweck,
- der Grund für die Ausstellung des Eigenbelegs, zum Beispiel Verlust des Originals, Automatennutzung zur Bezahlung von Parkgebühren, nicht quittiertes Trinkgeld,
- die Unterschrift.
Wird der Eigenbeleg auf gegebenes Trinkgeld ausgestellt, müssen wie bei den Quittungen über Geschäftsessen der Anlass des Besuchs, die Namen der anwesenden Personen und das Restaurant mit aufgeführt werden.
Waltraud Pochert hat bei aktiv vor allem Verbraucherthemen aus dem Bereich der privaten Finanzen sowie Recht und Steuern im Blick. Nach dem Studium der Volkswirtschaftslehre in Köln startete sie ihre berufliche Laufbahn bei einem großen Wirtschaftsmagazin, bevor sie als freie Journalistin tätig wurde. In ihrer Freizeit ist sie gern sportlich unterwegs, vor allem mit dem Fahrrad.
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