Natürlich ist eine Dienstreise vor allem Arbeitszeit. Wenn es allerdings an besonders attraktive Orte geht, liegt der Wunsch oft nahe, noch ein paar Tage privat dranzuhängen oder ein Familienmitglied mitzunehmen. Was es dabei abrechnungstechnisch und steuerlich zu beachten gilt, erklären Philipp Merkel, Leiter des Referats Arbeitsrecht beim Verband der Metall- und Elektroindustrie Baden-Württemberg (Südwestmetall), und Daniela Karbe-Geßler, Leiterin des Bereichs Steuerrecht und Steuerpolitik beim Bund der Steuerzahler Deutschland.
Dienstreise und Urlaub nicht immer vereinbar
Die private Verlängerung einer Dienstreise sei an sich nicht verboten, so der Arbeitsrechtsexperte. Es komme aber auf die konkrete Konstellation an. Folgten auf das Ende der Dienstreise unmittelbar ein oder mehrere Arbeitstage, gebe es keinen Anspruch darauf. In diesem Fall müssten Beschäftigte nämlich einen Urlaubsantrag stellen. Und den könne der Arbeitgeber – wie auch in den Fällen ohne Dienstreise – ablehnen, etwa aus dringenden betrieblichen Gründen oder wenn vorrangige Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter vorliegen.
Im Einzelfall kann der Arbeitgeber laut Experte Merkel die Verknüpfung von Dienstreise und privater Reise auch dann untersagen, wenn die gewünschte Verlängerung einen erheblichen organisatorischen oder bürokratischen Mehraufwand für ihn bedeutet. Mitarbeiter sollten gerade in diesem Fall frühzeitig mit dem Arbeitgeber über die Verknüpfung von Dienstreise und Urlaub sprechen.
Dürfen Arbeitnehmer Familienmitglieder mitnehmen?
Grundsätzlich ist dies laut Merkel möglich. Allerdings dürfe die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung dadurch nicht beeinträchtigt werden. „Auch dürfen zum Beispiel vertrauliche Unterlagen nicht frei zugänglich für Familienmitglieder im Hotelzimmer herumliegen und dienstliche Telefonate nicht mitgehört werden“, sagt der Experte. Bedeutet die Mitnahme von Familienangehörigen darüber hinaus einen zusätzlichen Kosten- oder Organisationsaufwand für den Arbeitgeber, muss vorab mit dem Arbeitgeber geklärt werden, ob und unter welchen Voraussetzungen dies möglich ist.
Welche Kosten übernimmt der Arbeitgeber?
Der Regelfall ist: Geht ein Mitarbeiter auf Dienstreise, übernimmt der Chef die dienstlich angefallenen Kosten für Hotel, Verpflegung sowie Hin- und Rückreise. Alles, was zusätzlich für Angehörige oder eine Verlängerung der Reise anfällt, geht auf das Konto des Arbeitnehmers. Arbeitgeber dürften zwar auch diese privaten Auslagen übernehmen, sagt Steuerexpertin Karbe-Geßler: „Aber dann handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn.“ Zahle der Chef also für alles, müsse er gegenüber dem Finanzamt dienstliche und private Kosten voneinander trennen. „In der Praxis läuft das aber meistens so nicht“, sagt die Expertin und nennt ein Beispiel: „Die Arbeitgeber übernehmen in der Regel nur die dienstlichen Übernachtungen zum Beispiel bis zum Freitag und der Mitarbeiter trägt die Kosten ab Samstag selbst.“ Werde die Reise im selben Hotel verlängert, müsse der Mitarbeiter dort also aus- und dann gleich wieder einchecken und die für den zweiten Teil anfallenden Kosten privat übernehmen.
Dasselbe gilt für alle zusätzlichen Aufwendungen: Geht ein Familienmitglied mit auf Reisen, muss der Mitarbeiter etwa die höheren Kosten für ein Doppelzimmer selbst tragen. Steuerfrei werde er nur für ein Einzelzimmer entschädigt, so Karbe-Geßler. Bei der Buchung muss der Arbeitgeber prüfen, welche Kosten er steuerfrei erstatten kann und welche nicht. Allerdings gebe es eine Bagatellgrenze: „Wenn der berufliche Teil der Reise bei mehr als 90 Prozent liegt, müssen Arbeitgeber nicht zwingend aufteilen“, so die Expertin. Das sei etwa der Fall, wenn eine 14-tägige Reise um einen Tag privat verlängert werde. Liege hingegen der private Teil bei mehr als 90, gehe die Finanzverwaltung nicht von einer „beruflichen Veranlassung“ aus: „Dann darf der Arbeitgeber gar keine Hotelkosten übernehmen.“
Sonderfall Flugreisen
Die Rückreise mit der Bahn oder dem Auto darf der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter auch dann steuerfrei erstatten, wenn er die Dienstfahrt aus privaten Gründen verlängert. Denn: „Der Mitarbeiter hätte in jedem Fall hin- und zurückfahren müssen“, sagt die Steuerexpertin. „Eine Woche später macht hier preislich meist keinen Unterschied.“ Etwas anders sehe es mit Flugreisen aus. Nicht selten werde ein Rückflug durch eine Verschiebung teurer. Der Arbeitgeber müsse hier die Preise vergleichen und dokumentieren. „Ist der Rückflug teurer geworden, sollte der Mitarbeiter den Differenzbetrag zwischen dem eigentlichen Flug und dem verschobenen selbst tragen.“ Mitarbeiter sollten daher nicht versäumen, dem Arbeitgeber mitzuteilen, wenn sie eine dienstliche Flugreise aus privaten Gründen verlängern.
Dienstreisen von der Steuer absetzen
Für die Steuererklärung des Arbeitnehmers spielen Kosten für privat verlängerte Dienstreisen im Normalfall keine Rolle. „Für seine privaten Reisen kann der Arbeitnehmer keine Werbungskosten geltend machen“, erklärt Karbe-Geßler. Nur für den eher seltenen Fall, dass der Chef selbst dienstlich veranlasste Reisekosten nicht erstattet, kann der Mitarbeiter diese Ausgaben von der Steuer absetzen. Für private Auslagen gilt dies nicht. Verlängert der Mitarbeiter also eine solche Dienstreise, muss er auch hier dienstliche von privaten Ausgaben trennen und mit separaten Rechnungen belegen können.
Nach seinem Germanistik-Studium in Siegen und Köln arbeitete Tobias Christ als Redakteur und Pauschalist bei Tageszeitungen wie der „Siegener Zeitung“ oder dem „Kölner Stadt-Anzeiger“. Derzeit schreibt er als freier Journalist Beiträge für Print- oder Onlinemedien. Für aktiv recherchiert er vor allem Ratgeberartikel, etwa rund um die Themen Mobilität und Arbeitsrecht. Privat wandert der Kölner gern oder treibt sich auf Oldtimermessen herum.
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