Mobilitätsangebote machen Arbeitgeber attraktiver und stehen auch bei der jungen Generation hoch im Kurs: Zwei von drei der 18- bis 28-Jährigen können sich ein E-Auto als Dienstwagen vorstellen. Das hat eine Mobilitätsstudie von Alphabet herausgefunden.
Doch wer bekommt überhaupt einen Dienstwagen, und was sollte man wissen, wenn man ein Auto von der Firma bekommt? Dr. Axel Borchard vom Verband der Metall- und Elektro-Industrie Nordrhein-Westfalen (Metall NRW) und Steffen Gall von der Vereinigten Lohnsteuerhilfe (VLH) beantworten die wichtigsten Fragen.
Gibt es ein Recht auf einen Dienstwagen?
Einen gesetzlichen oder tarifvertraglichen Anspruch darauf gebe es nicht, sagt Axel Borchard, beim Verband Metall NRW Leiter des Fachbereichs Recht. Aber natürlich könne eine Dienstwagen-Nutzung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ausgehandelt werden. Im Arbeitsvertrag kann dann auch vereinbart werden, dass der Dienstwagen für private Zwecke eingesetzt werden darf.
In welchen Branchen ist ein Dienstwagen üblich?
Vor allem in Branchen, in denen Mitarbeiter für ihren Job viel unterwegs sein müssen. „Dies ist zum Beispiel bei Außendienstmitarbeitern oder Servicetechnikern oft der Fall“, sagt Borchard.
Hängt die Dienstwagen-Klasse immer mit der Position zusammen?
Welchen Dienstwagen Beschäftigte fahren dürfen, hängt zum einen vom Einsatzzweck ab. Wer viel transportieren muss, bekommt keinen Kleinwagen zur Verfügung gestellt. „Die Position des Arbeitnehmers kann bei der Auswahl des Dienstwagens aber natürlich auch eine Rolle spielen“, sagt der Arbeitsrechtler. Dann gilt: Je weiter der Mitarbeiter die Karriereleiter aufsteigt, desto größer wird das Dienstwagen-Modell.
Muss der Dienstwagen bei Kündigung sofort abgegeben werden?
„Der Arbeitnehmer muss den Dienstwagen grundsätzlich zum Beendigungszeitpunkt des Arbeitsverhältnisses herausgeben“, erklärt Borchard. Bei einer fristlosen Kündigung habe die Herausgabe daher sofort zu erfolgen, bei einer ordentlichen Kündigung zum Ablauf der Kündigungsfrist.
Unterschiedlich sind die Regelungen, wenn der Arbeitgeber nach einer Kündigung die sofortige Freistellung anordnet, also den Mitarbeiter bis zum Ende der Kündigungsfrist von seiner Arbeitsleistung entbindet. Dann gilt es laut Axel Borchard zu unterscheiden, ob der Wagen nur dienstlich oder auch privat genutzt werden darf: „Ist nur die dienstliche Nutzung erlaubt, kann der Arbeitgeber mit der Freistellung die sofortige Herausgabe des Dienstwagens verlangen“, so der Jurist. Sofern eine Privatnutzung vereinbart worden sei, dürfe der Arbeitgeber den Dienstwagen grundsätzlich auch privat bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses nutzen.
Sind auch dienstrechtliche Konsequenzen möglich, wenn der Mitarbeiter etwa unter Alkoholeinfluss im Dienstwagen unterwegs ist?
„Das Fahren unter Alkoholeinfluss kann eine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung darstellen“, sagt Axel Borchard. Maßgeblich seien die Regelung zur Dienstwagenüberlassung und der festgestellte Promillewert. In einem solchen Fall seien arbeitsrechtliche Konsequenzen von der Abmahnung bis hin zur außerordentlichen Kündigung möglich.
Was sollte unbedingt bezüglich des Dienstwagens im Arbeitsvertrag festgehalten werden?
Auch hierbei ist zu unterscheiden, ob der Dienstwagen ausschließlich zum dienstlichen Gebrauch oder auch für private Fahrten zur Verfügung gestellt wird. Den ausschließlich dienstlichen Gebrauch kann der Arbeitgeber in der Regel bereits über sein Weisungsrecht regeln. Sofern der private Gebrauch ebenfalls erlaubt ist, handelt es sich laut Axel Borchard bei der Dienstwagenüberlassung häufig um einen echten Einkommensbestandteil: „Die Übergabevoraussetzungen sollten dann so klar wie möglich formuliert werden, um Streitigkeiten zu vermeiden.“ Dabei könnten insbesondere der Umfang der Nutzung, die Nutzungsdauer, die wählbaren Fahrzeuge und die Kosten (firmenseitig getragene Kosten und Aufwendungen des Arbeitnehmers) schriftlich geregelt werden, aber auch die Abrechnungsmodalitäten, die Pflichten des Arbeitnehmers, die Regeln bei Nutzungsausfall und bei der Rückgabe sowie die Versicherung des Fahrzeugs.
Darf der Dienstwagen verliehen werden?
Grundsätzlich darf der Dienstwagen nicht verliehen werden. Ob Ehepartner, volljährige Kinder und Dritte fahren dürfen, ergibt sich dabei im Einzelfall aus der Überlassungsvereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Versteuerung erst bei privater Nutzung
Wird der Dienstwagen nicht nur beruflich, sondern auch privat gefahren, handelt es sich bei den Privatfahrten um einen sogenannten geldwerten Vorteil. Der Firmenwagen wird also zu einer Art Lohn und muss versteuert werden. „Nur wenn vertraglich eine private Nutzung ausgeschlossen ist, wird auch keine Lohnsteuer fällig“, erklärt Steffen Gall vom Lohnsteuerhilfeverein VLH.
Variante 1: Die Pauschalberechnung nach der 1-Prozent-Regel
Es gibt zwei Möglichkeiten, den geldwerten Vorteil eines Dienstwagens zu versteuern: die Pauschalberechnung nach der sogenannten 1-Prozent-Regelung und das Fahrtenbuch. Bei der 1-Prozent-Regelung muss der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin für die private Nutzung des Firmenwagens jeden Monat einen bestimmten Betrag versteuern, nämlich 1 Prozent des Brutto-Listenpreises, also 1 Prozent des Bruttowerts des Fahrzeugs zum Zeitpunkt der Erstzulassung. „Dies entspricht der unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers, und eventuelle Sonderausstattungen gehören auch dazu“, so Gall. Dazu kommen pauschal 0,03 Prozent für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
„Wer beispielsweise 15 Kilometer ins Büro fährt, muss insgesamt 0,45 Prozent des Brutto-Listenpreises im Monat zusätzlich als Einkommen versteuern“, erläutert der VLH-Experte: „Damit sind sämtliche Privatfahrten wie Urlaubsfahrten oder Heimfahrten zum Mittagessen abgegolten.“ Die Abrechnung erfolge automatisch über die Lohnabrechnung und stehe am Ende des Jahres auch in der Jahreslohnsteuerbescheinigung.
Für Elektroautos und bestimmte Hybridautos gelten gesonderte Regeln zur Versteuerung. Wer als Arbeitnehmer ein dienstliches Elektroauto ohne CO2-Emissionen auch privat nutzen darf, muss effektiv nur 0,25 Prozent des Bruttolistenpreises versteuern. Ab Januar 2020 war das bei Fahrzeugen mit einem Bruttolistenpreis von höchstens 40.000 Euro möglich, ab Juli 2020 wurde die Grenze auf 60.000 Euro erhöht, und seit 1. Januar 2024 liegt sie bei 70.000 Euro. Letzteres gilt für alle Elektro-Firmenwagen, die nach dem 31. Dezember 2023 angeschafft worden sind oder angeschafft werden. Für Hybridfahrzeuge mit einer Mindestreichweite von 80 Kilometern gilt eine Versteuerung von 0,5 Prozent des Bruttolistenpreises.
Variante 2: Das Fahrtenbuch
Die 1-Prozent-Regelung beziehungsweise die 0,25- oder die 0,5-Prozent-Regelung seien sehr einfach und zeitsparend, sagt Gall. Aber im Zweifelsfall seien diese Varianten teurer als die aufwendigere Alternative: die Führung eines Fahrtenbuchs. Vor allem für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die beruflich viel mit dem Firmenwagen unterwegs seien, könne sich ein Fahrtenbuch durchaus lohnen. „Damit sind vor allem Beschäftigte gemeint, die oft zu Kunden, Filialen oder Baustellen fahren müssen“, so der Experte.
Aber das Fahrtenbuch bedeutet viel Aufwand. Laut Vereinigter Lohnsteuerhilfe müssen sämtliche Fahrten mit dem Dienstwagen chronologisch und zeitnah eingetragen werden. Sonst erkenne das Finanzamt womöglich das Fahrtenbuch nicht an, und der Dienstwagen wird nach der 1-Prozent-Regelung beziehungsweise der 0,25- oder 0,5-Prozent-Regelung versteuert. Die meisten Informationen müssen bei Fahrten im Auftrag des Arbeitgebers eingetragen werden: Datum, Reiseziel, Reisezweck, Kilometerstand nach der Fahrt sowie Abfahrts- und Rückkehrzeiten.
Auch Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte müssen vermerkt werden. Bei den Privatfahrten genügen laut VLH jedoch die gefahrenen Kilometer. Übrigens können sich Arbeitnehmer jedes Jahr neu entscheiden, wie sie ihre Dienstfahrten beim Finanzamt abrechnen. „Auch wenn Sie ein neues Auto vom Chef bekommen, können Sie neu wählen, wie die private Nutzung versteuert werden soll“, so Gall.
Den geldwerten Vorteil reduzieren
In manchen Fällen zahlt der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin dem Chef ein Nutzungsentgelt für den Dienstwagen oder übernimmt bestimmte Kosten. Dies reduziert den geldwerten Vorteil. Der Bundesfinanzhof (Aktenzeichen: VI R 2/15) hatte es mit einem Fall zu tun, bei dem ein Arbeitnehmer alle Tankquittungen selbst gezahlt hatte – 5.600 Euro am Ende des Jahres. Der geldwerte Vorteil nach der 1-Prozent-Regelung lag bei 6.300 Euro. Das Urteil: Der Vorteil aus der Privatnutzung beträgt 700 Euro, und nur diese müssen zusätzlich versteuert werden.
Dienstwagen-Unfall und die finanziellen Folgen
Hat beispielsweise ein Arbeitnehmer mit seinem Dienstwagen während einer privaten Fahrt einen Unfall, kann es zu einer steuerlichen Besonderheit kommen. Übernimmt nämlich der Arbeitgeber die Unfallkosten, wertet das Finanzamt dieses Entgegenkommen als geldwerten Vorteil für den Mitarbeiter. „Das heißt: Die Unfallkosten sind grundsätzlich wie zusätzlicher Arbeitslohn zu versteuern, unabhängig davon, ob die Fahrtenbuchmethode oder die 1-Prozent-Regelung gewählt wurde, wobei es aber auch Ausnahmen gibt“, so Gall.
Kracht es bei einer Dienstfahrt oder auf dem Weg von der Wohnung zur Arbeit und verlangt der Arbeitgeber Schadenersatzleistungen, kann der Mitarbeiter diese Kosten hingegen als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Generell gilt laut VLH: Für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden haftet der Arbeitnehmer in vollem Umfang, das gilt etwa bei Alkoholeinfluss. In diesem Fall werden die Kosten auch nicht vom Finanzamt anerkannt. Bei mittlerer Fahrlässigkeit, wie zum Beispiel bei einem Auffahrunfall oder einer „normalen“ Vorfahrtsverletzung, werden die Kosten in der Regel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt.
Bei leichter Fahrlässigkeit oder einem gänzlich unverschuldeten Zusammenstoß haftet der Arbeitnehmer gar nicht. Gleiches gilt bei höherer Gewalt oder wenn ein Dritter den Schaden verursacht hat. Laut VLH müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein, damit Unfallkosten von der Steuer abgesetzt werden können: Der Arbeitnehmer muss die Kosten tatsächlich selbst gezahlt haben, und der Unfall muss auf einer beruflichen Fahrt, einer Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder auf einer wöchentlichen Familienheimfahrt passiert sein. Eine Höchstgrenze für die Absetzbarkeit von Unfallkosten gebe es nicht. Unfallkosten während einer Privatfahrt könnten generell nicht abgesetzt werden.
Reparaturkosten für den Dienstwagen absetzen
Reparaturkosten, die für den Dienstwagen anfallen, können ebenfalls von der Steuer abgesetzt werden. Wurde das Auto auf dem Weg zur Arbeit versehentlich falsch betankt, gilt dies jedoch nicht. Das hat der Bundesfinanzhof entschieden (Aktenzeichen: VI R 29/13). Mit der Entfernungspauschale seien diese Kosten bereits abgegolten, so die Argumentation.
Wie sich ein Dienstwagen aufs Elterngeld auswirkt
Ein Dienstwagen ist ein „geldwerter Vorteil“, also so etwas Ähnliches wie Gehalt, und muss versteuert werden. Er hat damit doppelte Auswirkung auf das Elterngeld: Vor der Geburt erhöht der Wagen das Einkommen – sodass das Elterngeld unter Umständen höher ausfällt. Nach der Geburt gilt der Dienstwagen weiterhin als anrechenbares Einkommen – senkt also oft das Elterngeld.
Ein Dienstwagen bringt auch dann „nachgeburtliches Einkommen“, wenn man nach der Geburt vorübergehend nicht arbeitet (Landessozialgericht Baden-Württemberg, Aktenzeichen: L 11 EG 1721/12). Dabei ist es egal, ob man das Auto benutzt oder nicht.
Eltern beziehungsweise angehende Eltern sollten deshalb den geldwerten Vorteil für ihren Dienstwagen noch mal durchrechnen, damit sie wissen, was auf sie zukommt, rät Steffen Gall. Und wer den Dienstwagen während der Elternzeit fahren möchte, sollte diese private Nutzung im Elterngeldantrag angeben.
Wie sich ein Dienstwagen aufs Elterngeld auswirkt
Ein Dienstwagen ist ein Sachbezug, der als „geldwerter Vorteil“ versteuert werden muss. Er hat damit doppelt Auswirkung aufs Elterngeld: Vor der Geburt erhöht der Wagen das Einkommen – sodass das Elterngeld unter Umständen höher ausfällt. Nach der Geburt gilt der Dienstwagen weiterhin als anrechenbares Einkommen – senkt also oft das Elterngeld.
Ein Dienstwagen bringt auch dann „nachgeburtliches Einkommen“, wenn man nach der Geburt vorübergehend nicht arbeitet (Landessozialgericht Baden-Württemberg, 22. 1. 13, L 11 EG 1721/12). Dabei ist es egal, ob man das Auto benutzt oder nicht.
Die Berechnung des geldwerten Vorteils ist aber leider recht knifflig: Das Ergebnis hängt davon ab, wie die Nutzung des Autos im Detail geregelt ist. Für diese Berechnung ist die Elterngeldstelle erst mal nicht zuständig. Sie kann das Elterngeld anhand der Gehaltsbescheinigungen festsetzen. Im Einzelfall kann die Elterngeldstelle damit aber danebenliegen, wie etwa das Landessozialgericht München feststellte (23. 11. 17, L 9 EG 62/15).
Nach seinem Germanistik-Studium in Siegen und Köln arbeitete Tobias Christ als Redakteur und Pauschalist bei Tageszeitungen wie der „Siegener Zeitung“ oder dem „Kölner Stadt-Anzeiger“. Derzeit schreibt er als freier Journalist Beiträge für Print- oder Onlinemedien. Für aktiv recherchiert er vor allem Ratgeberartikel, etwa rund um die Themen Mobilität und Arbeitsrecht. Privat wandert der Kölner gern oder treibt sich auf Oldtimermessen herum.
Alle Beiträge des Autors
