Nicht für alle absetzbaren Kosten müssen für die Steuererklärung mühsam einzelne Belege aufgehoben und archiviert werden – in einigen Bereichen gibt es Pauschalen, die Steuerzahler statt der konkreten Werte angeben können. Welche das sind und für wen sie infrage kommen, erklärt Erich Nöll, Geschäftsführer des Bundesverbands Lohnsteuerhilfevereine (BVL) in Berlin.
Diese sogenannten Pauschbeträge sind gesetzlich verankert und stehen dem Steuerpflichtigen zu, wenn er zu der Gruppe gehört, für die die konkrete Pauschale vorgesehen ist, erklärt Steuerrechtsexperte Nöll. So gibt es etwa Pauschbeträge für Arbeitnehmer, für Rentner oder für Menschen mit Einschränkungen.
Pauschbeträge: Ein legaler Trick, die Steuererklärung zu vereinfachen
Bei allen Pauschbeträgen gilt: „Für die damit abgedeckten Ausgaben müssen die Steuerzahler dem Finanzamt keine Belege vorlegen.“ Damit vereinfachen sie die Steuererklärung. Übersteigen die tatsächlichen Kosten in einem Bereich jedoch den Pauschbetrag, können statt der Pauschale die tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Das hat jedoch einen Preis: Die Finanzbeamten können dann auch die entsprechenden Belege dafür einfordern. Deshalb sollten sie gesammelt und aufbewahrt werden, wenn die Angabe der konkreten Kosten vorteilhafter sein kann.
Diese Pauschbeträge sieht das Gesetz vor:
Arbeitnehmerpauschbetrag
Auch Werbungskostenpauschale für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen genannt. Darunter fällt alles, was Arbeitnehmer für den Beruf aufwenden müssen, erklärt Nöll – also Fahrtkosten oder Ausgaben für Arbeitsmittel. Für die jetzt fällige Steuererklärung für das Jahr 2023 können 1.230 Euro angesetzt werden. „Dies gilt auch, wenn de facto keinerlei Kosten angefallen sind oder der Beschäftigte etwa nur einen einzigen Monat im ganzen Jahr berufstätig war.“ Auch dann wird der Pauschbetrag komplett angerechnet. Oftmals ist der Ansatz der tatsächlichen Kosten allerdings günstiger für den Steuerpflichtigen: Schon wer etwa 15 Kilometer zur Arbeit fährt (einfache Strecke), hat damit bereits höhere absetzfähige Kosten.
Entfernungspauschale
Für jeden Kilometer des Arbeitswegs – egal, ob mit dem Auto, dem Fahrrad, zu Fuß oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln – können Angestellte für die ersten Kilometer 30 Cent, ab dem 21. Kilometer 38 Cent steuerlich geltend machen (einfache Strecke). Da die Kosten der Fahrt zur Arbeit allerdings zu den Werbungskosten zählen (für die der obrige Arbeitnehmerpauschbetrag gilt), wirkt sich die Entfernungspauschale bei sehr kurzen Arbeitswegen nicht aus. Mehr zur Entfernungspauschale lesen Sie hier auf aktiv-online.de.
Verpflegungspauschale
Bei Dienstreisen, die mehr als acht Stunden dauern, kann man pauschal 14 Euro als Verpflegungsmehraufwand von der Steuer absetzen. Bei mehrtätigen Reisen sind für die ganztätigen Abwesenheiten, also die Mitteltage, 28 Euro anzurechnen.
Umzugspauschale
Für die Kosten beruflich bedingter Umzüge können Steuerzahler pauschal 886 Euro geltend machen. Ziehen Partner und/oder Kinder mit um, erhöht sich der Betrag um jeweils 590 Euro pro Person.
Sonderausgaben-Pauschbetrag
Dieser beträgt 36 Euro pro Jahr (Verheiratete 72 Euro) und wird vom Finanzamt automatisch berücksichtigt. Da die Pauschale so niedrig ist, lohnt sich hier in der Regel der Ansatz der tatsächlichen Kosten. Denn unter die Sonderausgaben fallen beispielsweise die Kirchensteuer oder Spenden. „Jeder, der Mitglied einer Kirche ist, hat damit schon höhere tatsächliche Ausgaben“, sagt Nöll.
Behinderten-Pauschbeträge
Hiermit sollen alle Kosten gedeckt werden, die für eine Behinderung typisch sind und die regelmäßig anfallen, erklärt Nöll. Dazu können etwa die Entlohnung für Hilfen im Alltag zählen, ein erhöhter Wäschebedarf oder Heimunterbringungskosten. Je nach Grad der Einschränkung liegt er zwischen 384 Euro – bei einem Behinderungsgrad von 20 Prozent – und 2.840 Euro (100 Prozent Behinderungsgrad). Hilflose oder blinde Menschen können 7.400 Euro absetzen, unabhängig davon, welchen Behinderungsgrad sie haben.
Behinderungsbedingte Fahrtkostenpauschale
Hier kommt es auf die Merkzeichen im Behindertenausweis an: Steht dort aG, BI, TBI oder H, können diese Steuerpflichtigen 4.500 Euro pauschal in der Steuererklärung absetzen. Wer einen Grad der Behinderung von wenigstens 80 oder einen Grad der Behinderung von 70 zuzüglich des Merkzeichens G für „erheblich gehbehindert“ hat, kann 900 Euro für Fahrten geltend machen.
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Pflege-Pauschbetrag
Wer sich um eine pflegebedürftige Person kümmert, kann bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen den Pflege-Pauschbetrag geltend machen. So muss die Pflegeperson in einem engen persönlichen Verhältnis zu der hilfsbedürftigen Person stehen – aber nicht zwingend mit ihr verwandt sein –, und sie darf für die Hilfsleistungen nicht entlohnt werden. Außerdem muss der Pflegebedürftige wenigstens Pflegegrad 3 haben. Dann beträgt der Pflege-Pauschbetrag 600 Euro jährlich, 1.800 Euro bei Pflegegrad 4 und 5. Wichtig: „Um diesen Pauschbetrag geltend zu machen, müssen in der Steuererklärung bei den außergewöhnlichen Belastungen Name und Anschrift des Pflegebedürftigen angegeben werden“, erläutert Nöll.
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Hinterbliebenenpauschbetrag
Das ist die Werbungskostenpauschale für Rentner und Rentnerinnen. Wer bereits im Ruhestand ist, kann pauschal 102 Euro absetzen; bei Hinterbliebenen sind in bestimmten Fällen bis zu 370 Euro Werbungskosten ohne Nachweis möglich.
Nichtbeanstandungsgrenzen: Eine weitere Möglichkeit, Aufwendungen anzusetzen
Außer diesen Pauschbeträgen gibt es eine Reihe von Kosten, bei denen sogenannte „Nichtbeanstandungsgrenzen“ gelten, erklärt Nöll. Sie sind aber keine gesetzlich verankerten Pauschalen. Dazu zählen etwa:
Kontoführungsgebühren: Hierfür sind 16 Euro akzeptiert. Übersteigen die tatsächlichen Kosten diesen Betrag, können sie angegeben werden, müssen aber auch auf Verlangen nachgewiesen werden können.
Bewerbungskosten: 2,50 Euro für eine Online-Bewerbung und 8,50 Euro für eine mit der Post verschickte Mappe können hier abgesetzt werden. Auf Nachfragen müssen die Bewerbungen belegt werden können.
Telefonkosten: Wer sein privates Mobiltelefon, den häuslichen Festnetzanschluss oder das Internet auch für berufliche Zwecke nutzt, kann dafür 20 Prozent der Telefonrechnung beziehungsweise maximal 20 Euro je Monat absetzen.
Arbeitsmittel: Hier können rund 100 Euro angegeben werden. Wer höhere Kosten geltend machen möchte, sollte genau darlegen können, was angeschafft wurde, zum Beispiel Stifte, Papier oder anderes Büromaterial, rät der Experte.
Im Gegensatz zu Pauschalen müssen hier tatsächlich Aufwendungen entstanden und glaubhaft gemacht sein. Selbst wenn die Aufwendungen unter der Nichtbeanstandungsgrenze liegen, können die Finanzämter hierüber einen Nachweis verlangen. „Ist der nicht lieferbar, werden die Kosten nicht anerkannt,“ so Experte Nöll.
Nachweis fehlt: Dann kann ein Eigenbeleg ausgestellt werden
Was ist eigentlich, wenn bestimmte Kosten nicht belegbar sind, weil die Quittung verloren gegangen ist oder es gar keine gibt, etwa bei Trinkgeldern, die die freundliche Bedienung bei einem Geschäftsessen erhalten hat? Dann können Steuerpflichtige einen sogenannten Eigenbeleg ausstellen. In der Regel wird das allerdings eher bei Selbstständigen oder Unternehmern nötig sein als bei Arbeitnehmern. Wer dennoch einen Eigenbeleg ausstellen muss, sollte folgende Grundsätze beachten – auch wenn der Eigenbeleg formfrei gültig ist, erklärt Steuerexperte Nöll. Diese Angaben dürfen nicht fehlen:
- der Gesamt- oder Einzelpreis,
- der Umsatzsteuersatz,
- der Grund für die Ausgabe,
- das Datum der Zahlung und das Datum der Eigenbelegausstellung, falls das voneinander abweichend ist,
- der Zahlungsempfänger mit Namen und Anschrift,
- der Nachweis bezüglich der Höhe des Eigenbelegs (beim Parkticket zum Beispiel Foto der Gebührenordnung des Parkhausbetreibers),
- die Art der Aufwendung beziehungsweise der Verwendungszweck,
- der Grund für die Ausstellung des Eigenbelegs, zum Beispiel Verlust des Originals, Automatennutzung zur Bezahlung von Parkgebühren, nicht quittiertes Trinkgeld,
- die Unterschrift des Ausstellers.
Nöll: „Wird der Eigenbeleg auf gegebenes Trinkgeld ausgestellt, müssen wie bei den Quittungen über Geschäftsessen der Anlass des Besuchs, die Namen der anwesenden Personen und das Restaurant mit aufgeführt werden.“
Waltraud Pochert hat bei aktiv vor allem Verbraucherthemen aus dem Bereich der privaten Finanzen sowie Recht und Steuern im Blick. Nach dem Studium der Volkswirtschaftslehre in Köln startete sie ihre berufliche Laufbahn bei einem großen Wirtschaftsmagazin, bevor sie als freie Journalistin tätig wurde. In ihrer Freizeit ist sie gern sportlich unterwegs, vor allem mit dem Fahrrad.
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