Als Werbungskosten können Arbeitnehmer alle Ausgaben von der Steuer absetzen, die der „Erwerbung, Sicherung und Erhaltung von Einnahmen“ dienen, so steht es im Einkommensteuergesetz. Genauer gesagt, geht es um die Kosten, die ein Angestellter hat, um seinen Beruf auszuüben, und die wiederum nicht vom Arbeitgeber oder anderen erstattet werden.

Da praktisch jede Arbeit mit Ausgaben verbunden ist, zieht das Finanzamt von den Einkünften aus nicht selbstständiger Arbeit automatisch den Arbeitnehmerpauschbetrag von 1.000 Euro pro Jahr ab. Daher gilt: „Nur wenn jemand noch höhere Ausgaben hat, wirken sich die Werbungskosten darüber hinaus steuersenkend aus“, erklärt Erich Nöll, Geschäftsführer des Bundesverbands Lohnsteuerhilfevereine (BVL) in Berlin.

Unter diese Werbungskosten fällt eine ganze Reihe von Ausgaben. Welche das sind, erläutert der Experte.

Pendlerpauschale: Die Kilometer zählen

Den größten Posten in den Werbungskosten machen bei vielen Arbeitnehmern die Fahrtkosten aus. Denn für den Arbeitsweg können für die einfache Strecke 30 Cent je Kilometer angerechnet werden – auch wenn man mit dem Fahrrad fährt und deshalb nur geringe Ausgaben hat. Faustformel: „Wenn man einen Arbeitsweg von mindestens 15 Kilometern hat, liegt man schon damit bei angenommenen 230 Arbeitstagen knapp über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag“, sagt Nöll. Übrigens: Ab dem Steuerjahr 2021 werden ab dem 21. Kilometer sogar 35 Cent abgesetzt.

Bei maximal 4.500 Euro pauschalen Fahrtkosten ist allerdings Schluss. Nur bei einem exakten Nachweis werden darüberhinausgehende Kosten akzeptiert. Dies gilt auch bei der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln, wenn die tatsächlichen Kosten höher als die Pauschale sind. Wer in der Innenstadt arbeitet und dort im öffentlichen Parkhaus den Wagen abstellt, bleibt auf diesen Kosten dagegen sitzen: „Die sind mit der Entfernungspauschale abgegolten.“

Dienstreise: Fahrtkosten und Verpflegungsgeld

Wer beruflich reisen muss, darf auch diese Kosten absetzen – so weit der Arbeitgeber nicht dafür aufkommt. „Für Fahrten im Pkw können 30 Cent je gefahrenen Kilometer abgerechnet werden, bei Nutzung von Bahn oder Flugzeug die tatsächlichen Kosten“, sagt der Steuerexperte. 28 Euro Verpflegungsgeld können ebenso mit angegeben werden, wenn die Reise mehrtägig war. Wer zwischen 8 und 24 Stunden unterwegs war, darf die Hälfte, also 14 Euro, ansetzen.

Gekürzt werden muss die Verpflegungspauschale allerdings, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt, und zwar für ein erhaltenes Frühstück um 20 Prozent, für ein Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 Prozent. Berufskraftfahrer profitieren zusätzlich von der neu eingeführten Übernachtungspauschale von 8 Euro pro Tag, die es noch obendrauf gibt. Für Dienstreisen ins Ausland gelten besondere Regeln.

Berufskleidung: Hier gelten strenge Anforderungen

Benötigt man für die Arbeit spezielle Kleidung und wird diese nicht vom Arbeitgeber gestellt, darf man auch hierfür die Kosten absetzen. Das gilt allerdings nicht für das feine Büro-Outfit, zum Beispiel den Anzug oder das Kostüm, das man zu Hause nie trägt, weil dort eher Casual angesagt ist, sprich Jeans und T-Shirt. „Es muss sich schon um eine Uniform oder Ähnliches handeln“, erklärt dazu Experte Nöll.

Bewerbungskosten: Auf der Suche nach einem neuen Job

Eine klassische Bewerbung zu verschicken, ist nicht billig – Hefter, Fotos, Papier und Porto summieren sich. Das sind Kosten, an denen sich der Staat beteiligt, und zwar unabhängig davon, ob die Bewerbung schlussendlich in eine neue Stelle mündet. Für eine Mappe werden in der Regel pauschal 9 Euro akzeptiert, eine Online-Bewerbung kann mit 2,50 Euro abgesetzt werden. Nöll: „Werden die Fahrtkosten zum Bewerbungsgespräch nicht erstattet, können auch diese geltend gemacht werden, ebenfalls eine eventuell nötige Übernachtung im Hotel.“

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Kosten der Weiterbildung und Fortbildung: Finanzielle Unterstützung durch den Staat

Wer im Beruf immer up to date sein und sich weiterentwickeln möchte, für den ist es unerlässlich, sich fort- oder weiterzubilden. „Die Kosten für Fort- oder Weiterbildung können sowohl für den ausgeübten Beruf wie auch für eine zukünftig angestrebte Berufstätigkeit in voller Höhe abgesetzt werden“, erklärt Nöll. Vorausgesetzt natürlich, der Arbeitgeber kommt nicht dafür auf. Hierzu gehören etwa Lehrgänge, Seminare oder die Vorbereitung auf die Meisterprüfung.

Des Weiteren können Ausgaben für Fachliteratur- oder -zeitschriften in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Für den Nachweis sollte der Name des Buches oder des Magazins auf der Quittung vermerkt sein, damit die Finanzbeamten sehen, dass es nicht nur ums Lesevergnügen geht.

Beträge zu Berufsverbänden: Sie gehören ebenfalls in die Steuererklärung

Auch die Mitgliedsbeiträge für Berufsverbände können geltend gemacht werden. Dazu zählen etwa Gewerkschaften.

Kosten eines beruflich bedingten Umzugs: Der Fiskus beteiligt sich

Ein Umzug aus beruflichen Gründen lässt sich genauso steuermindernd absetzen. Bedingung: „Der Arbeitsweg für Hin- und Rückfahrt verkürzt sich durch den Umzug um mindestens eine Stunde“, erläutert Nöll. Ist das der Fall, beteiligt sich der Fiskus zum Beispiel an den Fahrtkosten für Wohnungsbesichtigungen, an der Renovierung der alten Wohnung, an den Kosten für den Makler und für das Umzugsunternehmen. Auch wenn es zu Transportschäden beispielsweise am Mobiliar kommt, kann man dies geltend machen. Außer den konkreten Kosten kann die Umzugspauschale von maximal 860 Euro angesetzt werden, sogar wenn man den Umzug selbst wuppt. Übrigens: Wenn der Nachwuchs nach dem Umzug etwa in ein anderes Bundesland Nachhilfe benötigt, kann man dem Fiskus dafür anteilig die Kosten in Rechnung stellen – 75 Prozent der Nachhilfekosten bis zu 2.066 Euro maximal.

Als Werbungskosten angeben: Reguläres Arbeitszimmer oder Homeoffice

Wenn das Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt, wird es nur bei wenigen Berufen anerkannt. So darf der Angestellte etwa im Betrieb keinen Arbeitsplatz haben, und das häusliche Büro darf nicht gleichzeitig für andere Zwecke genutzt werden. Zudem darf der Raum kein Durchgangszimmer sein.

Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind und das häusliche Arbeitszimmer steuerlich anerkannt wird, kann man nicht nur die Ausstattung absetzen, sondern auch anteilig Miete, Strom und Heizung bis maximal 1.250 Euro im Jahr. Ist das Arbeitszimmer der Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit, zum Beispiel weil an drei von fünf Tagen zu Hause gearbeitet wird, können die Ausgaben unbegrenzt abgesetzt werden.

Wer derzeit coronabedingt von zu Hause aus arbeitet, sollte sich vom Arbeitgeber bestätigen lassen oder anders plausibel machen können, dass aufgrund des Gesundheitsschutzes kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Auch wenn kein separates Arbeitszimmer vorhanden ist und sich das Homeoffice beispielsweise am Esstisch befindet, können Arbeitnehmer für jeden Tag der häuslichen Arbeit immerhin eine Pauschale von 5 Euro pro Tag geltend machen, allerdings maximal 600 Euro im Jahr. Diese Regelung gilt bisher für die Jahre 2020 und 2021.

„Wer sich fürs Homeoffice aber zum Beispiel extra einen ergonomischen Bürostuhl gekauft oder in die technische Ausstattung investiert hat, kann diese Ausgaben ebenfalls als Werbungskosten geltend machen“, sagt Nöll. Ein Computer darf bis einschließlich 2020 zum Beispiel nur bis zu einem Preis von 952 Euro (inklusive Mehrwertsteuer) auf einen Schlag abgesetzt werden. Ab 2021 sind alle Aufwendungen für Computer, Drucker und Co. sofort und unabhängig von der Höhe der Anschaffungskosten steuerlich absetzbar. Das Bundesfinanzministerium hat die Abschreibungsregeln für digitale Wirtschaftsgüter kürzlich entsprechend geändert.

Für andere Anschaffungen von Arbeitsmitteln wie beispielsweise einen Schreibtisch oder ein Bücherregal bleibt es bei der Betragsgrenze von 952 Euro brutto. Bei noch höheren Anschaffungskosten müssen die Aufwendungen über die gewöhnliche Nutzungsdauer verteilt werden.

Kosten eines Unfalls: Passiert er auf dem Arbeitsweg, können sie abgesetzt werden

Auch auf dem Arbeitsweg kann es krachen – ein Unfall! Dann können Arbeitnehmer die Unfallkosten, die nicht von einer Versicherung gedeckt werden, steuerlich geltend machen. Dies gilt nicht nur für den täglichen Weg zum Betrieb, sondern auch für Heimfahrten bei doppelter Haushaltsführung (wenn man also zwischen seinem Zweitwohnsitz und dem Hauptwohnsitz berufsbedingt pendelt) oder beim Umzug aus Berufsgründen. Wichtig: Dies gilt sogar, wenn der Fahrer den Unfall selbst verschuldet hat, zum Beispiel zu schnell unterwegs war. Absetzbar sind dann beispielsweise die tatsächlichen Kosten der Reparatur, Schadenersatz für die Schäden der Unfallbeteiligten, Anwalts-, Gerichts- und Sachverständigenkosten, die Aufwendungen für einen Leihwagen oder die Selbstbeteiligung.

Kosten für den Zweitwohnsitz: Können bei beruflich bedingter doppelter Haushaltsführung abgesetzt werden

Wer eine neue Stelle antritt, möchte nicht immer direkt umziehen, wofür es viele gute Gründe geben kann. Sei es, dass die Kinder erst mal in der alten Schule bleiben sollen oder dass man zunächst abwarten möchte, bis die Probezeit geschafft ist. Wer sich für die Zwischenzeit eine Wohnung am Arbeitsort sucht und zunächst pendelt, kann die Kosten dafür in der Steuererklärung angeben. Akzeptiert werden für die Wohnung maximal 1.000 Euro pro Monat, zudem Kosten für den Umzug, die Einrichtung oder die Fahrten zum ersten Wohnsitz sowie drei Monate lang die Kosten für die Verpflegung. Allerdings gelten strenge Bedingungen: „Für die doppelte Haushaltsführung muss man belegen können, dass der Lebensmittelpunkt weiterhin am ersten Wohnsitz liegt, etwa indem man dort weiter für einen Teil der Kosten aufkommt“, so Experte Nöll. Außerdem muss der Arbeitsweg vom Hauptwohnsitz zum neuen Arbeitsplatz mindestens eine Stunde dauern, sonst hält das Finanzamt tägliche Fahrten für zumutbar.

Lesen Sie auf aktiv-online.de wie genau der Staat bei doppelter Haushaltsführung Steuerzahler entlastet.

Bewirtungskosten im Betrieb: Auch sie können abgesetzt werden

Angestellte müssen seltener mit Geschäftspartnern essen gehen und dafür selbst aufkommen. Dennoch haben auch sie gelegentlich Bewirtungskosten, zum Beispiel für den Ein- oder Ausstand oder eine kleine Geburtstagsfeier im Betrieb. Dann können sie die Kosten dafür unter Umständen bei den Werbungskosten absetzen, etwa für den Kuchen von der Konditorei. Damit das Finanzamt diese Ausgaben anerkennt, muss der berufliche Bezug klar erkennbar sein. Hinweise darauf sind, dass beispielsweise die ganze Abteilung eingeladen wird und nicht nur einzelne Kollegen oder dass die Feier im Betrieb in der Mittagspause stattfindet.

Kontoführung: Auch hierfür gibt es eine Pauschale

Um den Lohn oder das Gehalt zu bekommen, ist heutzutage ein Konto vonnöten. Deshalb gehören auch die Kontoführungskosten zu den Werbungskosten. Das Finanzamt erkennt hierbei allerdings nur den Teil an, der im Zusammenhang mit dem Job steht, deshalb werden pauschal nur 16 Euro anerkannt. Nur wenn darüber hinaus für berufliche Überweisungen zusätzliche Kosten entstanden sind, können diese ebenfalls geltend gemacht werden.

Steuerberatungskosten: Gebühren können geltend gemacht werden

Die Steuererklärung auszufüllen ist oftmals kompliziert. Wer sich fachkundige Hilfe sucht, kann die Kosten dafür ebenfalls absetzen – allerdings nur begrenzt. Füllt der Berater die Anlage N für Arbeitnehmer aus, können die Gebühren dafür abgesetzt werden, jedoch nicht die, die beispielsweise für die Anlage Kind anfallen. Wenn die Aufteilung auf je 50 Prozent geschätzt wird, wird dies aber regelmäßig nicht beanstandet. „Bei Rechnungen bis 100 Euro, beispielsweise für Steuersoftware oder den Lohnsteuerhilfeverein, wird aus Vereinfachungsgründen der Zuordnung des Steuerpflichtigen gefolgt“, sagt Nöll.

Lesen Sie auf aktiv-online.de welche wichtigen Regeln für die Steuererklärung 2020 gelten.

Telefonkosten: Bis zu 20 Euro je Monat absetzbar

Wer sein privates Handy, den Festnetz- oder Internetanschluss nachweislich beruflich nutzt, kann das Finanzamt dafür ebenfalls zur Kasse bitten. So dürfen 20 Prozent der Rechnung, allerdings maximal 20 Euro je Monat, dafür abgesetzt werden.