Die Arbeitswege entfallen – das spart Zeit und Geld. Auch Familie und Job lassen sich besser unter einen Hut bringen. Solche und weitere Vorteile haben sich auch nach der Pandemie bewährt.
Das verlangt jedoch jeder Seite einiges ab: Vertrauen beim Arbeitgeber und Selbstorganisation bei den Beschäftigten.
Verschiedene Dinge: Mobiles Arbeiten, Homeoffice und Telearbeit
Den Unterschied zwischen mobilem Arbeiten, Homeoffice und Telearbeit erklärt Regine Klingberg, Arbeitsrechtsexpertin beim Arbeitgeberverband Gesamtmetall:
Vom Arbeitgeber voll ausgestattet: Der Telearbeitsplatz
Anders als mobile Arbeit oder Homeoffice sei nur der Telearbeitsplatz gesetzlich definiert. Ist mit dem Arbeitgeber Telearbeit vereinbart, erfolge diese an einem fest installierten Arbeitsplatz zu Hause. Der Arbeitgeber stellt dafür die Ausrüstung wie Computer und eventuell sogar das Mobiliar. Die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen an diesem Arbeitsplatz erreichbar sein und arbeiten.
Es gilt zudem das Arbeitsschutz- und Arbeitsstättenrecht. Der Arbeitgeber prüft also auch, ob der Telearbeitsplatz den arbeitsschutzrechtlichen Standards entspricht. „Solche Formen der Telearbeit sind allerdings in der Praxis immer seltener anzutreffen“, sagt Regine Klingberg.
Mobile Arbeit und Homeoffice: Den Arbeitsplatz flexibel wählen
Stattdessen werde in Zeiten von Smartphones und Laptops zunehmend mobil gearbeitet. Im Unterschied zur Telearbeit können die Beschäftigten bei mobiler Arbeit selbst entscheiden, von wo aus sie arbeiten. „Da kann auch mal das Café zum Büro werden“, so die Expertin: „Vorausgesetzt natürlich, dass der Arbeitnehmer dort die Vorgaben des Arbeitgebers zum Datenschutz und zur Vertraulichkeit einhalten kann.“ Schließlich könnten etwa Dienstgespräche im öffentlichen Raum aus datenschutzrechtlichen Gründen heikel sein.
Entscheiden sich die Beschäftigten, die beruflichen Aufgaben von zu Hause aus zu erledigen, ist von Homeoffice die Rede. Hierbei handelt es sich also um eine Form des mobilen Arbeitens.
Gibt es ein Recht auf mobiles Arbeiten oder Homeoffice?
Ein eindeutiges Nein von Expertin Klingberg! Aber viele Arbeitgeber bieten es an. Schließlich fallen Anfahrtswege zur Firma weg. Und es bleibt mehr Zeit für Freizeit und Familie. Dies kann Beschäftigte motivieren und Vorteile bei der Fachkräftegewinnung bringen.
Möglich ist auch ein Kompromiss: Dann wird nur an einigen Tagen in der Woche mobil beziehungsweise im Homeoffice gearbeitet.
Sind 100 Prozent Homeoffice möglich?
Ja, das ist möglich, so Regine Klingberg. Ob und in welchem Umfang Beschäftigte im Homeoffice arbeiten, könnten sie mit ihrem Arbeitgeber frei vereinbaren. Ein Anspruch bestehe aber nicht: „Man muss sich also einigen.“ Voraussetzung sei natürlich, dass die Art der Tätigkeit das überhaupt zulasse.
Darf der Chef das Homeoffice verbieten?
Nach Corona gibt es bei einigen Unternehmen den Wunsch, die Mitarbeitenden wieder in den Betrieb zurückholen. Arbeitgeber dürfen grundsätzlich die vollständige oder teilweise Präsenz im Büro einfordern. Die Grundlage dafür ist ihr sogenanntes Weisungsrecht. „Dies gilt nur dann nicht, wenn anderslautende vertragliche Vereinbarungen bestehen“, so Regine Klingberg.
Gibt es beim Homeoffice ein Gewohnheitsrecht?
Der Grundsatz ist klar: Das deutsche Recht kennt keinen Anspruch auf Homeoffice oder mobiles Arbeiten. Ein „Gewohnheitsrecht“, die sogenannte betriebliche Übung, kommt allenfalls dann ins Spiel, wenn der Arbeitgeber die Arbeit im Homeoffice ohne ausdrückliche vertragliche Vereinbarung über einen sehr langen Zeitraum immer wieder erlaubt hat. „Beschäftigte können dadurch den Eindruck gewinnen, dass sie in solchen Fällen Anspruch auf ein ‚Weiter so‘ haben“, sagt Klingberg.
Die Rechtsprechung rede in diesem Fall von einem berechtigten Vertrauen. Die Hürden hierfür seien aber hoch. Neben dem zeitlichen Aspekt müssten besondere Umstände vorliegen, die darauf schließen lassen, dass der Arbeitgeber diese Praxis auch künftig unverändert beibehalten will. Dies dürfte nur sehr selten der Fall sein, so die Arbeitsrechtlerin: „Im Streitfall muss das Gericht klären, ob eine betriebliche Übung ausnahmsweise vorliegt.“
Betretungsrecht des Arbeitgebers zur Gewährleistung von Arbeits- und Datenschutz
Da der Arbeitgeber für den Arbeitsschutz sorgen muss und auch die Computer-Software den betrieblichen Anforderungen etwa an den Datenschutz zu entsprechen hat, wird bei Telearbeit im Regelfall auch ein Betretungsrecht im Arbeitsvertrag vereinbart. Klingberg: „Es ist also eine Erlaubnis des Arbeitnehmers nötig, dass seine Wohnung betreten werden darf.“
In der Praxis sei das aber kein Problem. Schließlich zwinge kein Betrieb seinen Arbeitnehmern Telearbeit auf.
„Bei mobiler Arbeit ist die Vereinbarung eines Betretungsrechts unüblich, da der Arbeitnehmer überall arbeiten kann“, erläutert Regine Klingberg: „Arbeitgeber wissen nicht ohne Weiteres, wo die Tätigkeit letztlich ausgeübt wird.“ Daher sei es fraglich, ob der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse am Betretungsrecht geltend machen kann.
Beschäftigte sind auch zu Hause unfallversichert
Die Unfallversicherung im Homeoffice gilt grundsätzlich, wenn ein direkter Zusammenhang mit der versicherten Tätigkeit besteht. Für Wege, die im Homeoffice zurückgelegt werden, ist dabei zu unterscheiden: Versichert ist der Weg vom Arbeitsplatz zur Toilette oder in die Küche und zurück. Dagegen sind der Aufenthalt auf der Toilette oder das Essen selbst nicht versichert. Denn hierbei handelt es sich um typische rein private Tätigkeiten, die in der eigenen Wohnung genauso versicherungsfrei sind wie im Betrieb.
Arbeitszeit und Gefährdungsbeurteilung: Auch mobiles Arbeiten unterliegt dem Arbeitsschutz
Beim mobilen Arbeiten gilt laut Klingberg grundsätzlich der gesetzliche Arbeitsschutz. Die Beschäftigten seien allerdings der Kontrolle des Arbeitgebers weitestgehend entzogen. Das mobile Arbeiten könne deshalb gewisse Gefahren bergen: Wer stundenlang vor einem kleinen Tablet kauere, könne zum Beispiel Fehlhaltungen entwickeln.
„Der Chef sollte daher auch die mobile Arbeit im Auge behalten und Mitarbeiter auf solche Gefahren hinweisen“, so die Expertin. Gerade bei mobiler Arbeit sei die richtige Unterweisung wichtig. Das gelte auch für die Gefahr des uferlosen Arbeitens.
Gut zu wissen: Moderne Arbeitsformen sind nicht zu verwechseln mit flexiblen Arbeitszeitmodellen. Das heißt, mobile Arbeit ist zu den gleichen Zeiten zu erbringen, wie dies im Betrieb der Fall wäre. Und auch hier gilt das Arbeitszeitgesetz, wonach werktags in der Regel nicht mehr als acht Stunden gearbeitet werden darf und dazwischen eine Ruhezeit von elf Stunden einzuhalten ist.
Wer im Homeoffice arbeitet, sollte Kontakt zu seinem Team halten
Es ist sinnvoll, vom Homeoffice aus den Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen zu pflegen. Etwa durch regelmäßige Telefon- oder Videokonferenzen, rät Expertin Klingberg.
Auch sollte der Betrieb darauf achten, dass die Mitarbeitenden an Betriebsfeiern und Ausflügen teilnehmen. Zwar ist das mobile Arbeiten für viele kein Novum mehr: „Beide Seiten sollten dennoch verantwortungsvoll damit umgehen.“
Steuerliche Absetzbarkeit: Belege für die Kosten des Arbeitszimmers sammeln
Steffen Gall, Sprecher des Lohnsteuerhilfevereins Vereinigte Lohnsteuerhilfe e. V. (VLH), kennt sich mit der Absetzbarkeit des Homeoffice aus. Seit 2023 gebe es vor allem drei Möglichkeiten, Werbungskosten für das Arbeiten von zu Hause aus in der Steuererklärung anzugeben.
Möglichkeit 1: das häusliche Arbeitszimmer in der Mietwohnung. Bildet es den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit, könnten sämtliche Kosten für das Arbeitszimmer als Werbungskosten abgesetzt werden. „Voraussetzung für eine steuerliche Absetzbarkeit ist aber in jedem Fall, dass das Arbeitszimmer wie ein Büro eingerichtet ist und ausschließlich beruflich genutzt wird“, sagt Steffen Gall. Eine Arbeitsecke im Wohnzimmer sei also nicht absetzbar! Das habe der Bundesfinanzhof entschieden (27.7.2015, GrS 1/14).
Will man die vollen Kosten für das Arbeitszimmer in der Steuererklärung angeben, müssen die Ausgaben anteilig ermittelt werden – also für Gas, Wasser, Strom, Miete oder auch Versicherungen. Macht ein Arbeitszimmer zum Beispiel 8 Prozent der gesamten Wohnfläche aus, dürfen auch nur 8 Prozent der Nebenkosten in der Steuererklärung angegeben werden.
Möglichkeit 2: das häusliche Arbeitszimmer in der Eigentumswohnung. In diesem Fall dürften anteilig auch die Kosten für Hausrat- und Wohngebäudeversicherung, Grundbesitzabgaben und Darlehenszinsen abgesetzt werden, so der Experte. Ebenso könnten die Kosten für die Ausstattung des Arbeitszimmers (Schreibtisch, Regal, Stuhl) in voller Höhe geltend gemacht werden, sofern der Arbeitgeber das Material nicht zur Verfügung stellt, erklärt Gall. Das gelte auch für Kosten, die bei einer Homeoffice-Renovierung entstehen.
Steuerersparnis mit geringem Aufwand: Die Homeoffice-Pauschale
Möglichkeit 3: die Homeoffice-Pauschale. Seit 2023 lässt sich für das Arbeitszimmer alternativ eine Pauschale von 1.260 Euro geltend machen. „So spart man sich das Suchen und Ausrechnen von Belegen“, sagt Steffen Gall.
Für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die nur zeitweise zu Hause arbeiten, gibt es die Möglichkeit, pro Arbeitstag im Homeoffice, an dem die berufliche Tätigkeit überwiegend zu Hause ausgeübt und keine erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird, 6 Euro pro Arbeitstag abzusetzen. Die Homeoffice-Pauschale kann übrigens auch für eine Arbeitsecke angesetzt werden. Hier ist somit kein separates Arbeitszimmer notwendig.
Diese Homeoffice-Pauschale ist auf 210 Arbeitstage beziehungsweise 1.260 Euro im Jahr (210 Tage mal 6 Euro = 1.260 Euro) begrenzt. Das heißt: Auch wer mehr als 210 Tage im Jahr von zu Hause arbeitet, darf nicht mehr als den Maximalbetrag von 1.260 Euro absetzen.
Auch zwei Pauschalen sind möglich
Bestimmte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bilden laut Steffen Gall einen Ausnahmefall und können seit 2023 sogar die Homeoffice-Pauschale und die Entfernungspauschale an einem Arbeitstag nutzen: „Nämlich dann, wenn sie am selben Tag zur Arbeit fahren und auch noch von zu Hause arbeiten, weil sie am Arbeitsort keinen Arbeitsplatz haben“, sagt Steffen Gall.
Das gelte zum Beispiel für Lehrkräfte, die zur Schule fahren und am selben Tag zu Hause ihren Unterricht vor- oder nachbereiten, weil ihnen dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Sie können die Homeoffice-Pauschale nutzen und – sofern sie an den entsprechenden Tagen in der Schule waren – gleichzeitig die Entfernungspauschale in ihrer Steuererklärung angeben.
Pro Arbeitstag, an dem man zur Arbeit (erste Tätigkeitsstätte) fährt, beträgt die Entfernungspauschale pro Kilometer der einfachen Wegstrecke 30 Cent und ab dem 21. Kilometer 38 Cent.
Kundenverkehr im Homeoffice – Vermieter muss zustimmen
Ist mit dem Homeoffice Kundenverkehr oder Lärm verbunden, muss man als Mieterin oder Mieter um Zustimmung bitten, so die Auskunft vom Deutschen Mieterbund. Wenn man aber nur allein an seinem Schreibtisch arbeitet, braucht man keine Erlaubnis einzuholen.
Falls Umbauten für das Homeoffice geplant sind, etwa neue Wände oder ein Außenschild, ist der Vermieter jedoch unbedingt einzuschalten.
Nach seinem Germanistik-Studium in Siegen und Köln arbeitete Tobias Christ als Redakteur und Pauschalist bei Tageszeitungen wie der „Siegener Zeitung“ oder dem „Kölner Stadt-Anzeiger“. Derzeit schreibt er als freier Journalist Beiträge für Print- oder Onlinemedien. Für aktiv recherchiert er vor allem Ratgeberartikel, etwa rund um die Themen Mobilität und Arbeitsrecht. Privat wandert der Kölner gern oder treibt sich auf Oldtimermessen herum.
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