Berlin. Ausbildungszeugnisse, Versicherungsverträge, Rentenunterlagen – immer wieder einmal muss man solche Dokumente hervorkramen. Doch nach oft vielen Jahren weiß man dann doch nicht mehr so genau, wo man das gesuchte Papier eigentlich abgelegt hat … Kein Wunder: Jeder fünfte Bundesbürger hat mindestens zehn Aktenordner im Regal stehen, wie eine repräsentative Umfrage des Digitalverbands Bitkom zeigt. Im Schnitt haben Privatleute demnach rund 7,7 Aktenordner mit Rechnungen, Banksachen oder Behördenpost zu Hause.

Wirklich nötig ist das nicht mehr. „Mit modernen Scannern und innovativen Apps können alle schon heute problemlos Dokumente archivieren, organisieren und damit auch digital weiterverwenden“, sagt Nils Britze, Bitkom-Bereichsleiter für digitale Geschäftsprozesse.

Mit der richtigen App wird das Smartphone zum Scanner: So sind Dokumente schnell abgespeichert

Wie die Umfrage zeigt, sind die Deutschen auch schon munter dabei: Etwa jeder zweite scannt oder fotografiert immerhin ab und zu seine Papierdokumente, jeder fünfte tut dies sogar schon regelmäßig. Natürlich kann man dazu einen klassischen Scanner nehmen – aber wenn der nicht im Haushalt vorhanden ist, reicht ein modernes Smartphone völlig aus. Mit einer entsprechenden App wie zum Beispiel „Genius Scan“, „Adobe Scan“ oder „Microsoft Lens“ wird das Handy sozusagen zum Scanner.

So oder so sollte man die Unterlagen dann nicht etwa als Bild, sondern als PDF-Datei abspeichern. Britzes Tipp: „Wenn beim Scannen eine OCR zum Einsatz kommt, also eine optische Zeichenerkennung, lassen sich einzelne Textpassagen aus dem digitalen Dokument kopieren und weiterverarbeiten.“

Der technische Hintergrund: Scanner erfassen Texte und Bilder ohne OCR nur als Raster- oder Pixelgrafik. Das heißt, man hat dann zum Beispiel eine PDF-Datei, kann sie aber nicht durchsuchen, weil die Zeichen nicht explizit erfasst wurden: Also so ähnlich, als würde man einen Text einfach nur mit einer Kamera fotografieren. Erst durch die Verwendung einer OCR-Technologie wird jedes einzelne Zeichen so erfasst, dass es von einem Computerprogramm auch als Zeichen erkannt wird. Damit ist die Datei dann auch zum Beispiel nach Stichworten oder bestimmten Zahlen durchsuchbar.

Für die Ablage der Dateien sollte man eine dauerhaft sinnvolle Ordnerstruktur ersinnen

Die Dateien alleine sind aber erst die halbe Miete. Wichtig sind eine sinnvolle Ordnerstruktur und präzise Dateinamen, damit man die digitalen Dokumente schnell finden kann. Es ist also keine gute Idee, eine Datei „Rechnung.pdf“ zu nennen! Besser wäre zum Beispiel „Rechnung Thermenwartung 2021 Handwerker Müller“. Ob und wie man das präzise Datum der Rechnung in den Dateinamen einbaut, ist letztlich Geschmackssache – und auch davon abhängig, wie viele Dokumente auf Dauer in einem Ordner landen.

„Wenn Dokumente entsprechend gescannt und gespeichert werden, kann man Textpassagen kopieren“

Nils Britze, Bitkom

Britze rät übrigens dazu, auch ältere Unterlagen digital abzuspeichern, wenn sie noch relevant sind: Arbeitsverträge zum Beispiel oder Steuerunterlagen. Und wer mit dem Digitalisieren beginnt, kann auch gleich mal ausmisten und entsorgen, was nicht mehr gebraucht wird.

Aber Achtung! „Es empfiehlt sich, Dokumente wie Geburts- und Heiratsurkunden, Zeugnisse oder Versicherungsscheine zusätzlich im Original aufzubewahren“, sagt Britze. „Sollten sie zerstört werden, können Gerichte digitalisierte Dokumente anerkennen, müssen das aber nicht.“