Düsseldorf. Der Originalvertrag der Kapitallebensversicherung, der Kaufvertrag der Eigentumswohnung oder des Hauses und der Kfz-Brief des Autos. Das alles sind Dokumente, die besonderen Schutz benötigen. Denn werden sie gestohlen oder zerstört, ist die Wiederbeschaffung oft zeitaufwendig und teuer. Wie man solche Dokumente sicher aufbewahrt, erklärt Elke Weidenbach, Rechtsanwältin und Referentin für Versicherungen bei der Verbraucherzentrale Nordrhein-Westfalen.
Das Bankschließfach als sicherer Aufbewahrungsort
Für die Urkunde der Kapitallebensversicherung, das noch in Papierform gehaltene Sparbuch oder auch Dokumente rund um die Immobilie bis hin zum Original der Hausratversicherung eignet sich ein Bankschließfach, rät Weidenbach: „Natürlich kann man auch Gold, Münzen oder Schmuck im Schließfach deponieren.“ Tipp von der Expertin: Vorher klären, ob die Versicherung der Bank hoch genug ist für den Inhalt des Schließfaches. Im Zweifelsfall sollte man die Versicherungssumme erhöhen.
Wichtig sind außerdem Fotos und Belege von Wertgegenständen, die man zu Hause hat und nicht direkt im Schließfach lagern möchte. Die Fotos und Rechnungen sollte man auf jeden Fall im Schließfach deponieren. Denn nach einem Einbruch oder Brand zahlt zwar die Versicherung. Aber gerade, wer ganz besondere Dinge hatte, muss den Nachweis erbringen, dass sie wirklich in seinem Besitz waren. Wer seine Belege nicht jahrelang aufheben will, kann sie vor der Vernichtung fotografieren und archivieren.
Ein kleines Bankschließfach kostet etwa 40 Euro im Jahr. Bei größeren Schließfächern muss man eher mit mindestens 70 Euro im Jahr rechnen.
Dokumente digital archivieren
Neben dem traditionellen Schließfach gibt es auch die Möglichkeit, wichtige Unterlagen digital zu archivieren. Viele Versicherungen bieten beispielsweise ihren Kunden an, Verträge, Angebote und Nachrichten vom Unternehmen im eigenen Online-Bereich zu speichern und zu verwalten. Zugang erhält der Versicherte dann im Kundenportal über seine Zugangsdaten – also den Benutzernamen und das Passwort. In der Regel muss man sich vorher registrieren und ein Passwort anfordern, das kommt dann per Post. Anschließend vergibt man ein eigenes Passwort und kann den Online-Dienst nutzen. Der Vorteil beim Speichern in der Versicherungs-Cloud: Man kann seine Unterlagen nicht mehr verlieren.
Bevor man diese Variante wählt, sollte man jedoch mit seiner Versicherung die Regeln des Datenschutzes klären. Wichtig ist es auf jeden Fall, zu wissen, wo persönliche Daten abgespeichert werden, auf Servern im Inland, in Europa oder sogar weltweit. Denn je nach Speicherort variiert der Datenschutz. Außerdem sollte man genau nachfragen, ob mit der Speicherung gewisse Nutzungsrechte der Versicherung verbunden sind und wie weit diese reichen.
Auch Plattformen, die Versicherungen vergleichen, bieten ähnliche Dienste an. „Dabei sollte man bedenken, dass man den Anbietern viele Infos überlässt, die sie eigentlich nicht benötigen. Außerdem gibt man die Möglichkeit aus der Hand, zu bestimmen, wer welche Infos bekommen soll“, sagt Expertin Weidenbach.
Digitalisieren in Eigenregie und in der Cloud
Von diesen Möglichkeiten abgesehen, kann jeder wichtige Dokumente selbst digital sichern. Das geht etwa mit einer Kopie auf mindestens einem passwortgeschützten USB-Stick oder auf einer externen Festplatte. Beides könnte man dann ebenfalls im Bankschließfach verwahren. Oder man setzt auf eine Cloudlösung. Dabei wird im Internet Platz für die Speicherung der digitalisierten Daten bereitgestellt. Dahinter stehen große Rechenzentren meistens aus den USA, die den Speicherplatz anbieten, verwalten und für die Sicherheit der Daten garantieren.
Diese Art der Speicherung hat durchaus Vorteile: Man kann von jedem Computer mit Internetanschluss auf der ganzen Welt darauf zugreifen, ohne eine spezielle Software herunterladen zu müssen, und die Daten sind in der Cloud besser gegen Diebstahl und Vernichtung geschützt, als wenn sie privat auf einem Stick oder einer Festplatte gespeichert werden.
Wo es Cloud-Speicherplatz gibt
Cloud-Speicher gibt es von vielen Anbietern. Oft sogar bis zu einer bestimmten Datenmenge kostenlos. So können Apple-Nutzer bis zu 5 GB in der iCloud kostenlos speichern. So viel Speicherplatz gibt es kostenlos auch im OneDrive von Microsoft. 2 GB kosten beim Cloud-Anbieter Dropbox nichts. Mit Google Drive sind sogar 15 GB kostenlos. Allerdings sollte man wissen, dass alle diese Anbieter US-amerikanische Firmen sind. Und deshalb die Regeln des Datenschutzes von denen in Europa abweichen.
Wer seine Dokumente darum lieber auf deutschen Servern ablegen möchte, sollte sich mit dem Service der Telekom für die Magenta Cloud beschäftigen: Kunden des Unternehmens bekommen bis zu 15 GB kostenlos. Auch Vodafone-Kunden bekommen kostenlosen Speicherplatz. Alternative Anbieter sind Provider wie Strato oder 1&1.
Eine Kopie ersetzt nicht das Original-Dokument
Wer sich für die digitale Aufbewahrungsvariante entscheidet, sollte Folgendes bedenken: So komfortabel es ist, Dokumente als PDF in der Cloud zu speichern, das Original muss trotzdem weiter aufgehoben werden: „Der Scan einer Urkunde ist kein Original mehr“, sagt Weidenbach. Darum sollte man Geburts- und Eheurkunden, notariell beglaubigte Unterlagen oder eben Versicherungsverträge weiterhin im Original aufbewahren.
