Fotos und Dokumente archivieren: So gelingt die digitale Ablage zu Hause
Heute sammeln sich Dateien auf der Festplatte wie einst Papiere in der berühmt-berüchtigten Krimskrams-Schublade. Und wenn man etwas sucht, findet man es nicht. Wie man Dokumente smart archiviert, erklärt ein Experte.
Zum Glück ist alles archiviert: Aber sind die Fotos und Dokumente auch auffindbar? Ohne eine Struktur für die digitale Ablage wird es schwierig. Bild: Andrej Porochnenko – stock.adobe.com
Das Wichtigste auf einen Blick:
- Der erste Schritt auf dem Weg zur sinnvollen digitalen Ablage ist, eine klare und nicht zu feine Ordner- und Benennungsstruktur zu schaffen.
- Dann gilt es, Dateien regelmäßig aufzuräumen: Überflüssiges löschen, Inhalte per Suchfunktion identifizieren und sinnvoll umbenennen.
- Um die Verfügbarkeit zu gewährleisten, sind wichtige Daten mit Back-ups nach der 3-2-1-Regel zu sichern und möglichst geschützt zu speichern.
Eine sinnvolle Struktur ist die Basis der digitalen Ablage
Wer alle möglichen Dateien durcheinander in wenigen Ordnern oder gar auf dem Desktop mit beliebiger Benennung abgespeichert hat, sollte zunächst eines tun: sich eine sinnvolle Struktur aufbauen, in die die Dokumente künftig grundsätzlich einsortiert werden sollen.
Zu viele Ordner sollte die Struktur nicht haben, sinnvoll sind zum Beispiel Privat, Finanzen, Beruf, Archiv. Auch die Zahl der Unterordner sollte begrenzt werden. Denn sonst wird es schnell wieder unübersichtlich. „Wie man hier konkret vorgeht, ob thematisch oder nach Jahren, ist im Grunde Geschmackssache, Hauptsache man tut es“, sagt dazu Jan Schüßler, Redakteur fürs Thema beim Fachmagazin „c’t“.
Bei der Bestandsaufnahme der Dokumente hilft die Explorer-Suchfunktion
Anschließend gilt es, sich einen Überblick zu verschaffen, was überhaupt da ist. Dazu kann man jedes einzelne Dokument öffnen und schauen, was sich etwa hinter dem Dateinamen „Brief 15.05.2020“ verbirgt.
Einfacher geht es jedoch, wenn Windows hilft, erklärt Schüßler. „Über die Explorer-Suchfunktion kann man sich zum Beispiel alle Schreiben an das Finanzamt anzeigen lassen, da der Explorer auch in den Inhalten der Dokumente und nicht nur im Dateinamen sucht.“ Heißt: Wenn im Adresskopf „Finanzamt“ auftaucht, wird das Dokument erkannt und angezeigt.
Unnützes löschen und wichtige Dateien systematisch benennen
Dateien, die nicht mehr gebraucht werden, können bei der Gelegenheit gleich gelöscht werden. Und die Dateien, die zu archivieren sind, sollten klare Dateinamen erhalten. Dabei empfiehlt sich eine einschlägige, gleichbleibende Struktur für die Dateinamen, zum Beispiel „XX.YY.ZZZZ_Adressat“.
Fürs Umbenennen von Dateien gibt es schlaue Programme, die einem viel Arbeit abnehmen können, sagt Schüßler: „Dies ist besonders bei Fotos sehr praktisch, die von der Kamera unter Bezeichnungen abgespeichert werden, die für den Nutzer nicht aussagekräftig sind.“ Die zum Teil kostenlosen Apps wie ReNamer extrahieren dabei die Daten aus den gespeicherten Bilddateien – wie Aufnahmeort und -datum – und kreieren daraus einen einheitlich aufgebauten Namen für alle markierten Dateien.
Wenig genutzte Apps finden und deinstallieren
Wer den Überblick über Apps auf seinem Rechner verloren hat, kann sich über das Startmenü eine Liste der installierten Programme anzeigen lassen. Anwendungen, die kaum aufgerufen werden, können weg.
Datensicherung nach der bewährten 3-2-1-Regel
Regelmäßige Back-ups sorgen dafür, dass bei einem plötzlichen Crash wichtige Dateien wiederhergestellt werden können, so Schüßler. Wichtig ist, dass das Back-up sicher vor Computerviren ist – damit nicht etwa ein Trojaner alles verschlüsselt und man so Opfer einer Erpressung werden kann.
Er empfiehlt, beim Back-up nach der 3-2-1-Regel vorzugehen: „Drei Exemplare der Sicherung auf zwei unterschiedliche Medientypen, davon eines offline und ein Exemplar außer Haus.“ Konkret könnte das bedeuten: Die wichtigsten Daten werden beispielsweise auf einem USB-Stick gespeichert, ein vollständiges Back-up auf einer externen Festplatte oder SSD und zudem in einer Cloud (außer Haus).
Augen auf bei der Cloud-Auswahl
Nicht jeder vertraut den Clouds von Microsoft oder Google – „denn diese lesen auch die Dateien, sonst könnten sie die Suchfunktion nicht bieten“. Stattdessen kann man die Daten in Clouds anderer Anbieter speichern, die die Dokumente nicht lesen, sondern Ende-zu-Ende-verschlüsseln. Dies ist etwa bei Tresorit oder Proton Cloud der Fall.
Der Vorteil kann dann allerdings auch ein Nachteil sein – nämlich bei Komfortfunktionen wie Volltextsuche, Texterkennung und Zusammenarbeit – und: „Diese Angebote kosten nach einer Gratistestphase Geld – und der Speicherplatz ist begrenzt.“ Also muss auch hier von Zeit zu Zeit aufgeräumt werden …
Datenschutz in der Cloud: Ein Thema für User und Unternehmen
- Arbeiten und Dateiablage in der Cloud, das ist aus dem Alltag kaum noch wegzudenken. Wer seine Daten bei US-Clouddiensten speichert, sollte wissen, dass der US CLOUD Act von 2018 den US- Behörden Zugriff auf diese Daten erlaubt – selbst wenn die Server physisch in Europa stehen. Darauf weist das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik in seiner Checkliste zur Cloudanbieter-Auswahl hin.
- Wie der Digitalverband Bitkom im „Cloud-Report 2026“ meldet, würden fast alle Unternehmen einen Cloudanbieter aus Deutschland bevorzugen. Dies sagten jedenfalls 91 Prozent der 603 befragten Unternehmen. 68 Prozent würden einen EU-Cloudprovider vorziehen.
- Die Realität sieht allerdings anders aus: Tatsächlich nutzen 71 Prozent einen US-Dienst und nur 53 Prozent einen deutschen Anbieter. Was Unternehmen an den internationalen Playern besonders stört: unklare Datenverarbeitung und Zugriffe.
- Immer mehr Unternehmen würden sogar Nachteile in Kauf nehmen, wenn sie zu einem deutschen Anbieter wechseln. Länger auf neue Funktionen zu warten oder sich mit schlechterer Bedienbarkeit zu arrangieren, das ist für 25 (2025: nur 12) Prozent beziehungsweise 17 (2025: 6) Prozent hinnehmbar.
- Aber man muss das nicht. Inzwischen gibt es Start-ups wie Meshcloud, die Unternehmen beim Übergang zu neuen Cloud-Lösungen begleiten.
Waltraud Pochert
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