Das Wichtigste auf einen Blick:
- Digitale Form erlaubt: Arbeitsverträge und Nachweise über Arbeitsbedingungen dürfen jetzt in Textform (per E-Mail oder Whatsapp) übermittelt werden. Insgesamt profitieren Unternehmen und Beschäftigte von schnelleren, modernen Prozessen.
- Sicherheitsanforderungen: Digitale Verträge müssen lesbar, dauerhaft speicherbar, persönlich zugestellt und unveränderlich sein, etwa als PDF.
- Ausnahmen: In einigen Branchen wie Bau und Logistik sowie bei befristeten Verträgen bleibt die Schriftform (Papier) Pflicht.
Ist die Schriftform für einen Arbeitsvertrag erforderlich?
Für Arbeitsverträge gilt, dass sie seit Beginn des Jahres komplett in der sogenannten Textform übermittelt werden können. Die anspruchsvollere Schriftform (Papier) ist somit oft nicht mehr nötig.
Dies erklärt Benjamin Stumpp, Referatsleiter Arbeitsrecht und Tarifpolitik bei der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA): Ein Vertragsschluss per E-Mail ist nun beispielsweise möglich. Die bisher übliche Schriftform verlangt hingegen ein ausgedrucktes Dokument mit eigenhändig ausgeführter „Nassunterschrift“ beider Vertragsparteien.
Was bedeutet der digitale Arbeitsvertrag genau?
Die Neuregelung zum digitalen Arbeitsvertrag geht auf das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von Oktober 2024 zurück. Sie bezieht sich auf die „Nachweise über die Arbeitsbedingungen“. Diese gehören zum Arbeitsvertrag dazu und enthalten die wesentlichen Vertragsbedingungen.
Rechtsanwalt Stumpp erläutert: Der Arbeitsvertrag an sich konnte auch bisher schon grundsätzlich formfrei, sogar mündlich, abgeschlossen werden. Für die Ergänzung mit den Vertragsbedingungen war jedoch bisher die Schriftform verpflichtend.
Digitaler Arbeitsvertrag per Whatsapp: Easy, aber unüblich
Die wesentlichen Vertragsbedingungen können nun beispielsweise per E-Mail oder gar über Messenger-Dienste wie Whatsapp versendet werden. Letzteres ist jedoch noch unüblich. Und nicht ratsam, so der Experte: „Hier stellen sich beispielsweise Fragen zum Datenschutz, etwa wo die persönlichen Angaben dieser Messenger-Dienste eigentlich landen“, gibt Stumpp zu bedenken.
Dokumente mit personenbezogenen Daten sollten daher auf anderem Wege übermittelt werden, zum Beispiel über ein gut gesichertes E-Mail-System. Hier seien die Daten im Netz des Unternehmens vom außen nicht zugänglich.
Wann ein digitaler Arbeitsvertrag gültig und rechtssicher ist
Digital geschlossene Arbeitsverträge müssen laut Bürgerlichem Gesetzbuch bestimmte Voraussetzungen erfüllen:
- Die Erklärung – der Vertragstext – muss lesbar sein, eine Sprachnachricht beispielsweise genügt hier nicht.
- Die Vertragsparteien müssen genannt werden.
- Das Dokument muss auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert sein. Dies sind beispielsweise USB-Sticks, Festplatten oder eine Cloud. Voraussetzung ist, dass die Daten dort für lange Zeit gespeichert werden und nicht leichtfertig verloren gehen oder manipuliert werden können.
- Die Erklärung – der Vertrag – muss dem Empfänger persönlich zugehen.
- Eine Aufforderung, den Empfang zu bestätigen, darf ebenfalls nicht fehlen.
Ist ein eingescannter Arbeitsvertrag gültig?
Der digitale Arbeitsvertrag muss als unveränderliches Dokument vorliegen und gespeichert werden. Das kann ein schreibgeschütztes PDF oder eingescanntes Dokument mit Unterschrift sein.
Insofern ist ein eingescannter Arbeitsvertrag gültig. Er erfüllt zudem eine weitere Voraussetzung für digitale Arbeitsverträge: Sie müssen speicherbar sein und ausgedruckt werden können.
Was gilt für befristete Arbeitsverträge?
Für befristete Verträge gilt wie bisher: Es wird die Schriftform verlangt. Alternativ kann ein elektronisches Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versendet werden, die dem Signaturgesetz entspricht. Dies ist der höchste Signaturstandard von dreien und kommt der eigenhändigen Unterschrift gleich. Dabei werden Verschlüsselungsverfahren angewandt. Außerdem ist eine Identitätsprüfung mit ihr verbunden. Vor Gericht hat die QES maximale Beweiskraft.
Werden diese Formvorschriften verletzt, ist die Befristung im Zweifelsfall ungültig. Der Vertrag tritt dann unbefristet in Kraft, so der Experte.
Keine digitalen Arbeitsverträge in kritischen Branchen
Branchen, die explizit im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannt werden, sind von den Regelungen ausgenommen. „Hier muss weiterhin die Schriftform – zumindest beim Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen – eingehalten werden“, sagt Stumpp. Dazu gehören unter anderem diese Gewerbe:
- Bau
- Gaststätten und Beherbergung
- Personenbeförderung
- Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe
- Gebäudereinigung
- Fleischverarbeitung
Die Pflicht zu schriftlichen Verträgen soll hier eine bessere Kontrolle der Unternehmen ermöglichen.
Welche Vorteile haben Beschäftigte und Unternehmen von digitalen Arbeitsverträgen?
Für die Unternehmen bedeuten die neuen Vorschriften eine erhebliche bürokratische Entlastung. Auch die künftigen Mitarbeitenden profitieren: Sie erhalten ihre wichtigen Vertragsunterlagen zum neuen Arbeitsverhältnis schneller als bisher.
Stumpp: „Besonders vorteilhaft ist es, wenn zum Beispiel jemand aus dem Ausland neu eingestellt wird, da die beteiligten Vertragsparteien nicht mehr auf teils recht lange Postlaufzeiten angewiesen sind.“ Und gerade für jüngere Menschen zeigten sich die Unternehmen so moderner und zeitgemäßer.
Die BDA verzeichnet daher ein steigendes Interesse insbesondere bei mittleren und großen Unternehmen: „In ein paar Jahren wird der digitale Arbeitsvertrag die Regel und damit ganz normal sein“, erwartet Stumpp.
Waltraud Pochert hat bei aktiv vor allem Verbraucherthemen aus dem Bereich der privaten Finanzen sowie Recht und Steuern im Blick. Nach dem Studium der Volkswirtschaftslehre in Köln startete sie ihre berufliche Laufbahn bei einem großen Wirtschaftsmagazin, bevor sie als freie Journalistin tätig wurde. In ihrer Freizeit ist sie gern sportlich unterwegs, vor allem mit dem Fahrrad.
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