Betriebliches Vorschlagswesen und Ideenmanagement: So gelingen Lösungen, die sich lohnen

Ideenmanagement: Eine Strategie für mehr Zukunftsfähigkeit

Ideen sprudeln lassen: Darum geht es im modernen Ideenmanagement. Es ist eine Strategie, mithilfe der Beschäftigten zukunftsfähiger zu werden. Der Ansatz ist nicht so neu, wie er klingt. Das betriebliche Vorschlagswesen gibt es bereits seit dem 19. Jahrhundert.

So bestimmte der Industrielle Alfred Krupp in seinem „Generalregulativ“ von 1872: „Anregungen und Vorschläge zu Verbesserungen“ seien „dankbar“ entgegenzunehmen und „durch Vermittelung des nächsten Vorgesetzten an das Directorium zu befördern“. Die Entscheidung traf der Chef.

Krupp regelte die Belohnung nicht ausdrücklich. Merck und Borsig, ebenfalls Pioniere des betrieblichen Vorschlagswesens, taten dies.

Die Abläufe sind je nach Betrieb verschieden

Ralph W. Conrad vom Fachbereich Unternehmensexzellenz des Instituts für angewandte Arbeitswissenschaft (ifaa) erinnert an den heute geltenden Grundsatz: „Der Arbeitgeber, der einen Verbesserungsvorschlag seines Arbeitnehmers verwertet und daraus einen Vorteil zieht, ist nach gegebener Rechtsprechung und herrschender Lehre zur Zahlung einer Vergütung verpflichtet.“

Dies ergebe sich aus Paragraf 612 des Bürgerlichen Gesetzbuchs. Da es keine genauen Vorgaben macht, regeln Unternehmen die Prämien beispielsweise in Betriebsvereinbarungen.

Neue Methoden ergänzen das klassische System

Dasselbe gilt für den Ablauf: Was wird aus der Idee, wenn sie einmal eingereicht ist? Das betriebliche Vorschlagswesen ist oft nicht mehr die alleinige Ideenquelle im Unternehmen. Methoden wie der kontinuierliche Verbesserungsprozess, agile Tools und Ideenmanagement-Kampagnen haben sich verbreitet. In der Praxis sind die Übergänge fließend – mit entsprechend unterschiedlichen Abläufen.

170 Tage dauert es im Durchschnitt von der Ideeneingabe bis zum Abschluss der Idee

Deutsches Institut für Ideen- und Innovationsmanagement

Aus Conrads Sicht sollten bis zur Annahme oder Ablehnung eines Vorschlags nicht mehr als zwölf Wochen vergehen. Stehen technische und weitere Prüfungen an, dauere es möglicherweise etwas länger: „Dieser Zeitraum kann natürlich – je nach Komplexität des Vorschlags – überschritten werden.“

Erfolgreiche Ideen: 5 Tipps zum Vorgehen

Für helle Köpfe hat Conrad die folgenden Tipps:

1. Chancen checken: Besonders vielversprechend sind Ideen, die messbaren Nutzen zeigen, „etwa durch Zeit- oder Kosteneinsparungen, eine höhere Qualität der Arbeitsergebnisse oder eine gesteigerte Kundenzufriedenheit“.
2. Zuständigkeiten klären: Gegebenenfalls gibt es mehrere Verantwortliche. Darum: herausfinden, wer die Ansprechperson in der Abteilung oder im Betrieb ist! Sie wird Regeln und Ablauf erläutern.
3. Mindestkriterien einhalten: Dazu gehören realistische Umsetzbarkeit und Konformität zu Betriebs- und Gesetzesbestimmungen. Zudem sollte sich diese oder eine ähnliche Maßnahme nicht bereits in der Pipeline befinden.
4. Aussagefähige Beschreibung: Wer Ist-Zustand und Handlungsbedarf benennt, seinen Vorschlag samt Nutzen beschreibt und Umsetzungstipps hat, vermittelt ein gutes Bild von der Lösung. Meist gibt es Formulare für die Vorschläge.
5. Feedback erhalten: Eine zügige Rückmeldung ist fair – egal, ob die Idee umgesetzt wird.

Warum immer noch manuell arbeiten?

„Bauteile müssen nicht per Hand beschichtet werden“, fand Anlagenfahrer Ulrich Klinger von Viessmann Climate Solutions. Sein Fachbereich nahm die Idee, doch lieber automatisch zu beschichten, erst mit Skepsis auf. Doch Klinger ließ nicht locker – dann ging alles ganz schnell: Testläufe, Freigabe, Umsetzung! In nur zwölf Tagen schaffte das Unternehmen die manuelle Pulverbeschichtung ab.

Vorteile: schnellerer Prozess, weniger Aufwand. Der Verbrauch von Beschichtungspulver sank massiv, Viessmann spart 100.000 Euro pro Jahr. Klinger erhielt eine Prämie, die sich am Erstjahres-Nutzen orientiert.

Aus Kabelsalat wird sortierte Box

Til Boeckhoff ist als Revierelektriker beim Bergbauunternehmen K+S im Einsatz. Er sorgt dafür, dass untertage in der Grube – die etwa so groß ist wie die Stadt München – alle Maschinen fehlerfrei laufen. Doch bei den Ladern waren hinter dem Fahrersitz offene Kabel verlegt, die durch Staub und Vibration ständig kaputtgingen. Zur Reparatur musste man sich halb unter den Sitz legen, quasi blind die Steckverbindungen erneuern.

Also hat Boeckhoff selbst eine Box gebaut und sie an der Rücklehne des Sitzes befestigt. Die Kabel sind so geschützt, gut sortiert – und leicht zugänglich. Nach halbjähriger Testphase wurde die ganze Flotte umgerüstet: Seitdem gab es keine Störungen mehr! Eine lohnende Prämie gab’s auch, denn Maschinenausfälle und die Arbeitszeit für Reparaturen haben vorher einiges gekostet.