Der eine wirft erledigten Papierkram sofort weg, der andere heftet auch das kleinste Fitzelchen sorgfältig ab, bis die Aktenordner überquellen. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen gibt es allerdings nur in Ausnahmefällen. Wie lange sollte man Dokumente wie etwa alte Arbeitsverträge oder Zeugnisse aufheben?
Amtliche Dokumente und Urkunden
Geburtsurkunde, Familienstammbuch, Scheidungsurkunde… „Offizielle Dokumente sollte man grundsätzlich das ganze Leben lang aufbewahren“, erklärt Christa Beckers, Chefin der Unternehmensberatung Organisation im Business. Auch wenn man am liebsten nie wieder an den oder die Ex erinnert werden möchte, sollte man also den Trauschein nicht wegwerfen, weil man ihn eventuell zu Nachweiszwecken brauchen könnte.
Zeugnisse
Schulzeugnisse, Ausbildungsabschluss, Meisterbrief, Master oder Bachelor, aber auch Bescheinigungen über Fortbildungen oder Sprachkurse: „Alle Zeugnisse sollte man bis zum Renteneintritt archivieren, um die eigene Aus- und Weiterbildung lückenlos zu dokumentieren“, empfiehlt Organisationsexpertin Beckers. Selbst Ältere müssen bei einer eventuellen Bewerbung um einen neuen Job nämlich häufig noch uralte Schulzeugnisse vorlegen.
Wie lange muss ich Arbeitsverträge aufheben?
Theoretisch braucht man den alten Arbeitsvertrag natürlich nicht mehr, sobald man einen neuen Job hat. „Allerdings gibt es sogenannte verdeckte Schadenersatzansprüche, die erst nach zehn Jahren verjähren“, warnt Michael Eckert, Fachanwalt für Arbeitsrecht in Heidelberg. In der Praxis ist es aber sowieso sinnvoll, alte Arbeitsverträge, Kündigungsschreiben und Ähnliches dauerhaft aufzuheben. So kann man nämlich die eigene Berufstätigkeit dokumentieren, beispielsweise falls man mal arbeitslos wird.
SV-Bescheinigungen und Gehaltsabrechnungen
„Die jährlichen Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung sollte man sicherheitshalber bis zum Rentenbeginn aufheben, da sie bei Unklarheiten als Nachweis für die Versicherungszeiten gelten“, rät Katja Braubach von der Deutschen Rentenversicherung Bund. Wer ganz sichergehen will, archiviert auch die monatlichen Gehaltsabrechnungen.
Handwerkerleistungen
Für manche Handwerkerrechnungen gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren, die man natürlich einhalten muss. Das steht aber auf dem Beleg. Unabhängig davon sollte man die Unterlagen so lange aufbewahren, wie die Gewährleistungsfrist des Handwerkers läuft. Normalerweise sind das zwei Jahre, bei manchen Arbeiten jedoch fünf. „Am einfachsten ist es, wenn man alle Belege fünf Jahre lang aufhebt“, rät Organisationsprofi Christa Beckers. Immobilienbesitzer sollten sämtliche Belege für das Haus sinnvollerweise sowieso dauerhaft archivieren. So kann man bei einem eventuellen Verkauf nachweisen, was gemacht wurde.
Wie lange muss ich Kontoauszüge aufheben?
Die Buchungen auf dem Kontoauszug gelten auch als Beweis, dass man Dinge tatsächlich ordnungsgemäß bezahlt hat. Wegen der Verjährungsfristen sollte man sie deshalb mindestens vier Jahre aufheben. Hat man Handwerker bezahlt, sollten es wegen der Gewährleistung sogar fünf Jahre sein. „Bei Streitigkeiten um Unterhaltszahlungen, Privatinsolvenz oder Ähnliches, sollte man Kontoauszüge aufheben, bis die Angelegenheit endgültig abgeschlossen ist“, empfiehlt der Kölner Allgemeinanwalt Harald Rotter. So kann man nämlich belegen, dass man seinen Pflichten regelmäßig nachgekommen ist. Zur Not kann oft auch die Bank neue Kontoauszüge erstellen. Allerdings sind dann meist saftige Gebühren fällig.
Steuerunterlagen
Unternehmer und gewerbliche Vermieter müssen ihre Steuerunterlagen grundsätzlich zehn Jahre aufheben. Privatpersonen und private Vermieter dürfen Belege wegwerfen, die das Finanzamt zurückgeschickt hat. „Auch wenn man gesetzlich nicht dazu verpflichtet ist, sollte man Unterlagen für die Steuererklärung sicherheitshalber trotzdem so lange aufheben, bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist. Dadurch erspart man sich Auseinandersetzungen, insbesondere, wenn der Bescheid unter dem Vorbehalt der Nachprüfung steht“, empfiehlt die Steuerberaterin Anita Käding aus Taucha. Handwerkerrechnungen muss man aber immer bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen aufheben. Vorsicht bei sogenannten Thermobelegen, die oft schon nach kurzer Zeit kaum noch lesbar sind. Käding empfiehlt, solche Belege sicherheitshalber zu kopieren.
Eine Ausnahmeregelung gilt für Privatpersonen mit sehr hohen Einkünften, die Einkünfte als Arbeitnehmer, aus privater Vermietung oder aus privaten steuerpflichtigen Spekulationsgeschäften wie Immobilien- oder Bitcoinverkäufen erzielen. „Bei Einkünften von als 500.000 Euro im Jahr müssen die Steuerunterlagen sechs Jahre lang aufbewahrt werden“, sagt Käding. Für zusammen veranlagte Paare gilt der doppelte Betrag von 1 Million Euro.
Unterlagen aus Rechtsstreitigkeiten
Auch wenn die Sache rechtskräftig entschieden ist, sollte man die Unterlagen nicht wegwerfen. Falls man Prozesskosten steuerlich geltend gemacht hat, sollte man alles mindestens sechs Jahre aufheben, damit man bei einer Steuerprüfung des Finanzamts keine Probleme bekommt. Der Kölner Rechtsanwalt Harald Rotter rät, diese Unterlagen sicherheitshalber sogar zehn Jahre lang zu archivieren, denn so lange kann das Finanzamt in bestimmten Fällen (zum Beispiel beim Verdacht der Steuerhinterziehung) noch Nachweise verlangen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit der Rechtskraft des Steuerbescheids.
„Urteile und Zahlungsbelege wie Quittungen oder Kontoauszüge sollte man sogar 30 Jahre aufbewahren“, empfiehlt Rotter. Der Grund: Ein Anspruch aus einem Urteil verjährt erst in 30 Jahren. Wer also beispielsweise vor 25 Jahren nach einem Urteil gezahlt hat und das nicht mehr beweisen kann, zahlt heute mit Pech noch einmal, etwa wenn Erben das Uralt-Urteil finden und daraufhin erneut Geld verlangen. Am einfachsten den ganzen Vorgang archivieren, dann ist man auf der sicheren Seite. Ideal: Nachdem man an den Prozessgegner gezahlt hat, fordert man von ihm die mit einer Quittung („vollständig bezahlt“, Datum, Unterschrift) versehene Herausgabe des Original-Urteils – und hebt diese Urkunde 30 Jahre lang auf.
Vertragsunterlagen
Solange Mietverträge, Immobilienfinanzierungen, Versicherungspolicen & Co. laufen, sollte man sie natürlich auch in den Akten haben. Gut zu wissen: Bei manchen Versicherungen gibt es nur Geld, wenn man die Originalurkunde vorlegt. „Nach Beendigung des Vertrags sollte man die Dokumente wegen der Verjährungsfristen noch drei volle Jahre aufbewahren“, empfiehlt Allgemeinanwalt Rotter. Wurden die entsprechenden Ausgaben steuerlich abgesetzt, gilt eine sechsjährige beziehungsweise zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Deshalb ist es am einfachsten, entsprechende Unterlagen grundsätzlich zehn Jahre zu archivieren.
Kaufbelege und Kassenbons
Die gesetzliche Gewährleistung, umgangssprachlich meist Garantie genannt, läuft zwei Jahre. So lange sollte man auch die Kassenzettel aufheben. Hat man eine Garantieverlängerung vereinbart, bleibt der Bon natürlich entsprechend länger in den Ordnern. Kaufbelege über Wertgegenstände wie Schmuck oder Münzen behält man am besten so lange, wie man die Gegenstände besitzt. „So kann man der Versicherung nach einem Diebstahl oder Brand beweisen, was man besessen hat“, erklärt Organisationsexpertin Beckers von „Organisation im Business“.
Silke Becker studierte Soziologie, BWL, Pädagogik und Philosophie. Seit ihrem Abschluss arbeitet sie als Redakteurin und freie Journalistin. Außerdem hat sie mehrere Bücher veröffentlicht. Am liebsten beschäftigt sie sich mit den Themen Geld, Recht, Immobilien, Rente und Pflege.
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