Viele arbeiten monatelang auf die schönsten Wochen des Jahres hin: ihren verdienten Urlaub. Damit man den ohne schlechtes Gewissen antreten kann und sich keinen Kopf über unerledigte Dinge machen muss, lohnt sich eine gute Vorbereitung. Auf was man da achten sollte, erklärt Nicole Ottersböck, sie arbeitet beim Institut für angewandte Arbeitswissenschaft (ifaa) in Düsseldorf.
Rechtzeitig vor dem Urlaub: Abwesenheit vorbereiten
Jede Reise will gut vorbereitet sein, „aber genauso die eigene Abwesenheit vom Büro“, weiß Expertin Ottersböck. „Besonders wichtig ist es, dem oder den Kollegen, die meine Arbeitsaufgaben übernehmen, rechtzeitig über meine Abwesenheit Bescheid zu geben.“ Denn: Hektische Übergaben in letzter Minute gehen meistens schief.
Aufgabenverteilung während der Urlaubszeit konkret festlegen
Mit einer rechtzeitigen Übergabe ist es noch nicht getan. Schließlich soll die Arbeit im Unternehmen auch ohne den Urlauber reibungslos weiterlaufen, die betrieblichen Ziele des Arbeitgebers nicht gefährdet werden.
„In Absprache mit dem Vorgesetzten muss konkret festgelegt werden, wer dabei am besten welche Aufgaben übernimmt“, so Ottersböck. Am sichersten geschehe dies in einem Meeting einige Tage vor dem Urlaubsbeginn, bei dem alle Beteiligten anwesend sind.
Hier kann geklärt werden, welche Aufgaben und Termine in dieser Zeit zu erwarten, wie sie zu händeln sind. Und auch, welche Überraschungen möglich sind. „Bei diesem Meeting können alle noch offenen Fragen angesprochen, Tipps gegeben werden.“
Urlaubsübergabe: Verantwortung und Zuständigkeiten klar kommunizieren
Unklare Zuständigkeiten während der Urlaubsvertretung seien immer eine Quelle für Missverständnisse oder Fehler. Im Zweifel bliebe wichtige Arbeit liegen, ein Auftrag oder eine Anfrage unerledigt. „Diese Verantwortlichkeiten muss man klar und nachvollziehbar kommunizieren, beispielsweise mit einer zusätzlichen Übergabe-Mail an alle Beteiligten“, sagt Ottersböck.
Damit der Kollege Aufgaben übernehmen kann: Notwendige Informationen bereitstellen
Zu einer gelungenen Übergabe gehört es, der Urlaubsvertretung alle Informationen zugänglich zu machen, die sie zur Erledigung dieser Aufgabe benötigt. Also Ansprechpartner etwa, spezielle Notizen, Telefonnummern und Mailadressen, der aktuelle Stand von Verhandlungen beziehungsweise Projekten und deren Ziele.
„In vielen Unternehmen existiert mittlerweile ein Wissensmanagementsystem, dass die Struktur der Firma abbildet. Und auf das man in diesem Fall zurückgreifen kann“, sagt die Spezialistin. Mit der konkreten Aufgabenverteilung weiß jeder, welche grundlegenden Informationen er benötigt.
Erfolgt die Übergabe rechtzeitig, bleibt ausreichend Zeit, um auch hier noch Unklares zu besprechen. Aber Vorsicht! Die Vertretung benötigt nur die Infos für die konkreten Aufgaben. Mit dem gesammelten Wissensarsenal aus langjähriger Karriere, also einem Überfluss an Daten, kann man der Vertretung die Aufgabe ungemein erschweren.
Während des Urlaubs: Stören nur im Notfall
Im Idealfall sollten Kollegen im Urlaub in ihrer Erholung nicht gestört und mit betrieblichen Belangen behelligt werden. „Ist sich die Vertretung unsicher, kann sie die allermeisten Fragen mit Vorgesetzten oder Kollegen besprechen“, weiß Ottersböck.
Für tatsächliche Notfälle sollte man vorab ausmachen, auf welchem Weg und in welchen Fällen Kontakt aufgenommen wird. Andersherum gilt das übrigens ebenfalls: Urlauber, die ständig ihren betrieblichen Mailaccount checken und alle zwei Tage telefonisch nachfragen, was im Betrieb passiert, vermitteln der Urlaubsvertretung das Gefühl mangelnden Vertrauens.
Gleichzeitig fahren sie damit ihre Erholung auf null, weil sie die betrieblichen Probleme mitschleppen und nicht loslassen können.
Die letzten Schritte vor dem Urlaub: Telefonumleitung und Abwesenheitsnotiz
„Informieren Sie Ihre Ansprechpartner und Kunden über Ihre Abwesenheit und an wen sie sich in dringenden Fällen wenden können“, rät Nicole Ottersböck.
Dazu gehöre einerseits am letzten Tag vor dem Urlaub die Einstellung des Mail-Abwesenheitsassistenten und darin die Information über die Vertretung sowie deren Kontaktdaten, andererseits das Einschalten der Telefonumleitung.
Zurück im Büro: Mit Ruhe in den Arbeitsalltag
Auch die Rückkehr an den Arbeitsplatz will gut vorbereitet sein. Nicole Ottersböck gibt diese Tipps: „Vereinbaren Sie möglichst wenige Termine in den ersten Tagen nach Ihrem Urlaub. So bleibt mehr Zeit, entspannter zurück in den Job zu finden und die Aufgaben sowie Anfragen, die sich während Ihres Urlaubs angehäuft haben, abzuarbeiten.“
