In Deutschland fahren 11 Prozent der Arbeitnehmer einen Dienstwagen. Das ist das Ergebnis der Studie „Firmenwagenmonitor 2018“ des Gehaltsdienstleisters Compensation Partner. Hier klären Michael W. Felser, Fachanwalt für Arbeitsrecht, und Christina Georgiadis von der Vereinigten Lohnsteuerhilfe (VLH) wichtige Fragen zur arbeitsrechtlichen und steuerrechtlichen Behandlung einer solchen Dienstwagenüberlassung.

Gibt es ein Recht auf einen Dienstwagen?

Einen gesetzlichen Anspruch auf einen Dienstwagen gibt es laut Felser, Fachanwalt für Arbeitsrecht, nicht: „Auch die üblichen Branchentarifverträge sehen keinen Rechtsanspruch vor.“ Vor allem in mittelständischen Unternehmen sei es bei der Einstellung oft Verhandlungssache, ob es einen Dienstwagen mit Privatnutzung gibt oder ein entsprechend höheres Gehalt. „Andererseits müssen Arbeitnehmer auch nicht – sofern es nicht vereinbart wurde – ihren Privatwagen für Dienstfahrten einsetzen“, sagt Anwalt Felser.

In welchen Branchen ist ein Dienstwagen üblich?

Dienstwagen sind vor allem im Vertrieb beziehungsweise Kundendienst von Unternehmen verbreitet, auch in Großunternehmen, deren Mitarbeiter oft dienstlich zu Kunden oder eigenen Standorten und Niederlassungen reisen müssen. „Auch Führungskräfte bekommen in vielen Unternehmen ab einer bestimmten Ebene ein Fahrzeug zur dienstlichen und privaten Nutzung gestellt“, so Felser.

Hängt die Dienstwagen-Klasse immer mit der Position zusammen?

Welche Fahrzeugklasse man wählen dürfe, hänge in der Regel mit der Position zusammen, so der Experte: „Vereinfacht kann man sagen: je höher die Position, umso größer darf das Auto sein.“

Muss der Dienstwagen bei Kündigung sofort abgegeben werden?

„Normalerweise darf der Dienstwagen bis zum letzten Arbeitstag genutzt werden, jedenfalls dann, wenn eine Privatnutzung erlaubt ist“, so Anwalt Felser. In manchen Unternehmen sei aber für den Fall einer Freistellung auch ein Widerruf oder sogar ein jederzeitiger Widerruf der Dienstwagen-Überlassung vorgesehen. Die Arbeitsgerichte forderten hier aber besondere Gründe, so Felser. Zulässig wäre die vorzeitige Herausgabe in jedem Fall, wenn wegen wiederholter Trunkenheitsfahrten gekündigt wurde.

Sind auch dienstrechtliche Konsequenzen möglich, wenn der Mitarbeiter etwa unter Alkoholeinfluss im Dienstwagen unterwegs ist?

In einem solchen Fall riskiert der Mitarbeiter laut Experte Felser nicht nur den Entzug des Dienstwagens, sondern auch seinen Job.

Was sollte unbedingt bezüglich des Dienstwagens im Arbeitsvertrag festgehalten werden?

Jeder Vertrag hat eine Dokumentationsfunktion und soll eine Auseinandersetzung möglichst vermeiden. „Geregelt werden sollte daher alles, worüber es Streit gegen könnte, gerade auch für den Fall, dass die gegenseitige Wertschätzung nicht mehr so groß ist“, rät der Fachanwalt. Dazu zähle etwa die Fahrzeugklasse des Dienstwagens, der Listenpreis, die Nutzungsdauer, der Umfang der privaten Nutzung, der Umfang der Versicherung, Nutzungsbeschränkungen und die Regelung im Falle einer Kündigung. Auch die Frage, ob der Dienstwagen bei Arbeitsunfähigkeit oder einer längeren Krankschreibung weitergenutzt werden kann, sollte geregelt sein. Ebenso die Rückgabemodalitäten.

Darf der Dienstwagen verliehen werden?

Grundsätzlich darf laut Felser ein Dienstwagen, bei dem die private Nutzung erlaubt ist, wie ein privates Fahrzeug eingesetzt werden. „Also darf auch die Verwandtschaft ans Steuer, sofern in der Fuhrparkrichtlinie oder im Vertrag nichts anderes vereinbart ist.“ Eine Grenze dürfte allenfalls eine exzessive Nutzung des Fahrzeugs im privaten Bereich darstellen. Es etwa für eine Weltreise zu nutzen, dürfte zu weit führen.

Versteuerung erst bei privater Nutzung

Wird der Dienstwagen nicht nur beruflich, sondern auch privat gefahren, handelt es sich bei den Privatfahrten um einen geldwerten Vorteil. Der Firmenwagen wird also zu einer Art Lohn und muss versteuert werden. „Nur wenn vertraglich eine private Nutzung ausgeschlossen ist, wird auch keine Lohnsteuer fällig“, erklärt Expertin Christina Georgiadis von der Vereinigten Lohnsteuerhilfe.

Variante 1: Die Pauschalberechnung nach der 1-Prozent-Regel

Es gibt zwei Möglichkeiten, den geldwerten Vorteil eines Dienstwagens zu versteuern: die Pauschalberechnung nach der 1-Prozent-Regelung und das Fahrtenbuch. Bei der 1-Prozent-Regelung muss der Arbeitnehmer jeden Monat einen bestimmten Betrag zusätzlich zu seinem Bruttogehalt versteuern, nämlich 1 Prozent des Brutto-Listenpreises des Dienstwagens, also 1 Prozent des Bruttowerts des Fahrzeugs zum Zeitpunkt der Erstzulassung. „Dies entspricht der unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers“, so Georgiadis.

Die Kosten für Sonderausstattungen und die Umsatzsteuer gehören ebenfalls zum Brutto-Listenpreis. Verdient der Arbeitnehmer beispielsweise 3.000 Euro im Monat und beträgt der Brutto-Listenpreis des Wagens 27.000 Euro, müssen zusätzlich zu den 3.000 Euro 270 Euro versteuert werden. Dazu kommen 0,03 Prozent des Brutto-Listenpreises pro Kilometer einfache Fahrt zur Arbeitsstätte.

„Wer beispielsweise 15 Kilometer ins Büro fährt, muss insgesamt 0,45 Prozent des Brutto-Listenpreises im Monat zusätzlich als Einkommen versteuern“, erläutert die Expertin. „Damit sind sämtliche Privatfahrten wie Urlaubsfahrten oder Heimfahrten zum Mittagessen abgegolten.“ Die Abrechnung erfolge automatisch über die Lohnabrechnung und stehe am Ende des Jahres auch in der Jahreslohnsteuerbescheinigung.

Variante 2: Das Fahrtenbuch

Die 1-Prozent-Regelung sei sehr einfach und zeitsparend, sagt Georgiadis. Aber im Zweifelsfall sei sie teurer als die aufwendigere Alternative: die Führung eines Fahrtenbuchs. Vor allem für Arbeitnehmer, die beruflich viel mit dem Firmenwagen unterwegs sind, könne sich ein Fahrtenbuch durchaus lohnen. „Damit sind vor allem Beschäftigte gemeint, die oft zu Kunden, Filialen oder Baustellen fahren müssen“, so die Expertin.

Aber das Fahrtenbuch bedeutet viel Schreibkram. Laut Vereinigter Lohnsteuerhilfe müssen sämtliche Fahrten mit dem Dienstwagen chronologisch und zeitnah eingetragen werden. Sonst erkenne das Finanzamt womöglich das Fahrtenbuch nicht an und der Dienstwagen wird nach der 1-Prozent-Regelung versteuert. Die meisten Informationen müssen bei Fahrten im Auftrag des Arbeitgebers eingetragen werden: Datum, Reiseziel, Reisezweck, Kilometerstand nach der Fahrt sowie Abfahrts- und Rückkehrzeiten.

Auch Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Arbeitsstätte müssen vermerkt werden. Bei den Privatfahrten genügen laut VLH jedoch die gefahrenen Kilometer. Übrigens können sich Arbeitnehmer jedes Jahr neu entscheiden, wie sie ihre Dienstfahrten beim Finanzamt abrechnen. „Auch wenn Sie ein neues Auto vom Chef bekommen, können Sie neu zwischen der 1-Prozent-Regel oder dem Fahrtenbuch wählen“, so Christina Georgiadis.

Den geldwerten Vorteil reduzieren

In manchen Fällen zahlt der Mitarbeiter seinem Chef ein Nutzungsentgelt für den Dienstwagen oder er übernimmt bestimmte Kosten. Dies reduziert entsprechend den geldwerten Vorteil. Der Bundesfinanzhof (Aktenzeichen: VI R 2/15) hatte es mit einem Fall zu tun, bei dem der Arbeitnehmer alle Tankquittungen selbst gezahlt hatte – 5.600 Euro am Ende des Jahres. Der geldwerte Vorteil nach der 1-Prozent-Regelung lag bei 6.300 Euro. Das Urteil: Der Vorteil aus der Privatnutzung beträgt 700 Euro und nur diese müssen zusätzlich versteuert werden.

Dienstwagen-Unfall und die finanziellen Folgen

Hat der Arbeitnehmer mit seinem Dienstwagen während einer privaten Fahrt einen Unfall, kann es zu einer steuerlichen Besonderheit kommen. Übernimmt nämlich der Arbeitgeber die Unfallkosten, wertet das Finanzamt dieses Entgegenkommen als geldwerten Vorteil für den Mitarbeiter. „Das heißt: Die Unfallkosten sind grundsätzlich wie zusätzlicher Arbeitslohn zu versteuern, unabhängig davon, ob die Fahrtenbuchmethode oder die 1-Prozent-Regelung gewählt wurde, wobei es aber auch Ausnahmen gibt“, so Christina Georgiadis.

Kracht es bei einer Dienstfahrt oder auf dem Weg von der Wohnung zur Arbeit und verlangt der Arbeitgeber Schadenersatzleistungen, kann der Mitarbeiter diese Kosten hingegen als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Generell gilt: Für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden haftet der Arbeitnehmer in vollem Umfang, das gilt etwa bei Alkoholeinfluss. In diesem Fall werden die Kosten auch nicht vom Finanzamt anerkannt. Bei mittlerer Fahrlässigkeit, wie zum Beispiel bei einem Auffahrunfall oder einer „normalen" Vorfahrtsverletzung, werden die Kosten in der Regel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt.

Bei leichter Fahrlässigkeit oder einem gänzlich unverschuldeten Zusammenstoß haftet der Arbeitnehmer gar nicht. Gleiches gilt bei höherer Gewalt oder wenn ein Dritter den Schaden verursacht hat. Laut VLH müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein, damit Unfallkosten von der Steuer abgesetzt werden können: Der Arbeitnehmer muss die Kosten tatsächlich selbst gezahlt haben und der Unfall muss auf einer beruflichen Fahrt passiert sein. „Das gilt auch für Unfälle wegen Schnees, Eises oder Eisregens“, sagt Christina Georgiadis. Eine Höchstgrenze für die Absetzbarkeit von Unfallkosten gebe es nicht. Unfallkosten während einer Privatfahrt könnten generell nicht abgesetzt werden.

Reparaturkosten für den Dienstwagen absetzen

Reparaturkosten, die für den Dienstwagen anfallen, können hingegen von der Steuer abgesetzt werden. Wurde das Auto auf dem Weg zur Arbeit versehentlich falsch betankt, gilt dies jedoch nicht. Das hat der Bundesfinanzhof entschieden (Aktenzeichen VI R 29/13). Mit der Entfernungspauschale seien diese Kosten bereits abgegolten, so die Argumentation.

Steuerliche Regeln für einen elektrischen Dienstwagen

Für elektrisch betriebene Dienstwagen gilt eine Sonderregelung. Der Brutto-Listenpreis als Basis für die Berechnung des geldwerten Vorteils verringert sich laut VLH um einen Wert, der vom Zeitpunkt der Anschaffung, der Größe der Batterie und einem bestimmten Faktor abhängt. Für bereits angeschaffte E-Autos bedeutet dies konkret, dass vom Brutto-Listenpreis ein Betrag abgerechnet wird, der sich im Jahr 2018 aus den Kilowattstunden der Batterie multipliziert mit 250 Euro ergibt.

Für 2019 gilt aber nur noch ein Faktor von 200 und ab 2020 ein Faktor von 150 Euro. Allerdings ist die Summe, die vom geldwerten Vorteil abgezogen werden darf, auf maximal 7.500 Euro gedeckelt. Und im Jahr 2022 werden es nur noch 5.500 Euro sein. „Bislang galten die Minderungsbeträge für Elektrofahrzeuge sowie für aufladbare Hybridfahrzeuge, die sogenannten Plug-in-Hybride“, so Christina Georgiadis. Nun gelten sie zum Teil auch für Brennstoffzellenautos. Ab 2019 entfalle die komplizierte Berechnung per Batteriegröße und Zulassungsdatum. „Stattdessen können die Fahrer einfach den halben Brutto-Listenpreis für die 1-Prozent-Regelung ansetzen“, sagt Georgiadis.

Wie sich ein Dienstwagen aufs Elterngeld auswirkt

Ein Dienstwagen ist ein Sachbezug, der als „geldwerter Vorteil“ versteuert werden muss. Er hat damit doppelt Auswirkung aufs Elterngeld: Vor der Geburt erhöht der Wagen das Einkommen – sodass das Elterngeld unter Umständen höher ausfällt. Nach der Geburt gilt der Dienstwagen weiterhin als anrechenbares Einkommen – senkt also oft das Elterngeld.

Ein Dienstwagen bringt auch dann „nachgeburtliches Einkommen“, wenn man nach der Geburt vorübergehend nicht arbeitet (Landessozialgericht Baden-Württemberg, 22. 1. 13, L 11  EG  1721/12). Dabei ist es egal, ob man das Auto benutzt oder nicht.

Die Berechnung des geldwerten Vorteils ist aber leider recht knifflig: Das Ergebnis hängt davon ab, wie die Nutzung des Autos im Detail geregelt ist. Für diese Berechnung ist die Elterngeldstelle erst mal nicht zuständig. Sie kann das Elterngeld anhand der Gehaltsbescheinigungen festsetzen. Im Einzelfall kann die Elterngeldstelle damit aber danebenliegen, wie etwa das Landessozialgericht München feststellte (23. 11. 17, L 9  EG  62/15

Tobias Christ
Autor

Nach seinem Germanistik-Studium in Siegen und Köln arbeitete Tobias Christ als Redakteur und Pauschalist bei Tageszeitungen wie der „Siegener Zeitung“ oder dem „Kölner Stadt-Anzeiger“. Derzeit schreibt er als freier Journalist Beiträge für Print- oder Onlinemedien. Für aktiv recherchiert er vor allem Ratgeberartikel, etwa rund um die Themen Mobilität und Arbeitsrecht. Privat wandert der Kölner gern oder treibt sich auf Oldtimermessen herum.

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